Erkent uw organisatie het situationele?

In-control

De realiteit blijkt altijd weer weerbarstiger dan je van tevoren bedenkt. Er gebeuren altijd onverwachte dingen. De voorspelbaarheid van een hoop zaken is beperkt. Zeker op de iets langere termijn.

Om willekeur te voorkomen stellen wij wetten en regels op. Dat geeft duidelijkheid en waar het wetten betreft rechtszekerheid. Ook in organisaties worden regels en procedures opgezet. Vaak vanuit het idee dat het raar is dat er binnen één organisatie verschillend wordt gewerkt (waarom???), of omdat één werkwijze efficiënter zou zijn (ook een rare gedachte. Lees “Efficiency en bureaucratie“), vaak ook omdat de organisatie daarmee fouten denkt of hoopt te voorkomen.

Natuurlijk, er zijn zaken die je gewoon moet “regel”-en. Als bepaalde handelingen grote risico’s kennen, bijvoorbeeld waar sprake is van aansprakelijkheid of van wettelijke eisen, daar moet je borgen dat dingen op een bepaalde manier worden gedaan en dat voldaan wordt aan de regels.

Maar, het wonderlijke is dat de meeste organisaties veel procedures kennen die niet op het voorgaande zijn gebaseerd. Procedures die geen “externe” noodzaak kennen, en die de organisatie zichzelf oplegt. Sommige organisaties kennen heel veel regels en procedures.

Het lastige van regels en procedures is dat ze weinig vrijheid overlaten om afhankelijk van de situatie op een omstandigheid te reageren. De voorspelbaarheid van veel zaken is, zoals eerder gezegd, niet zo hoog. Als situaties veranderen of domweg net even anders zijn dan bedacht toen de procedures werden opgesteld, dan vormen de procedures en regels een knelpunt. Ze beperken mensen in hun handelingsvrijheid en vooral in hun vrijheid om tot een oplossing te komen die in de specifieke omstandigheden passend is. Situationeel handelen wordt door een overmaat aan regels en procedures sterk belemmerd.

Omgedraaid: organisaties die veel regels en procedures kennen zijn weinig flexibel en oplossingsgericht. Gewoon omdat dat onmogelijk is gemaakt. In organisaties waar veel regels en procedures gelden ontbreekt erkenning dat situationeel handelen in heel veel gevallen een absolute noodzaak is.

Lees ook: “Laveren tussen willekeur en bureaucratie”, http://www.markensteijn.com/bureaucratie.htm
en
“Heilzame variatie”, http://markensteijn.com/cgi-bin/weblog_basic/index.php?p=1706

Tags: , ,

Comments are closed.