Taaksplitsing en projecten

oke-we-doen-het-neeeee1

Als projectleider ben je eindverantwoordelijk voor je project. Jij moet zorgen dat je het eindresultaat voor elkaar bokst.

Idealiter heb je een eigen team dat je in kan zetten naar eigen inzicht, een team dat je zelf hebt kunnen samenstellen, een team waarin je de kennis en kwaliteiten van individuele teamleden optimaal benut. Een team dat gezamenlijk gaat voor het resultaat. Een team waarin jij als projectleider veel, heel veel kan delegeren. Maar…

De praktijk is vaak anders. Veel projecten hebben niet de omvang waarmee het mogelijk is om er een vast team op te zetten.
Projecten worden daarnaast heel vaak uitgevoerd binnen een organisatie die helemaal niet zo projectgericht is. Teamleden zitten in andere afdelingen dan de projectleider. Anderen dan de projectleider (zoals lijnmanagers) sturen vanaf de zijkant de projectteamleden mede aan. Wat die lijnmanagers overigens andersom zouden kunnen zien, ofwel: dat de projectleider hun medewerkers vanaf de zijlijn aanstuurt.

Naarmate een organisatie een grotere taaksplitsing kent, heb je als projectleider met meer teamleden te maken. Kent een organisatie bijvoorbeeld de functies planner en risicomanager, dan heb je beiden nodig. Voor het combineren van de taken die bij beide functies horen, krijg je waarschijnlijk geen ruimte, laat staan dat je één van die taken zelf zou mogen doen of door een ander (bijvoorbeeld meer inhoudelijk) teamlid uit zou mogen laten voeren.
De taken en verantwoordelijkheden van de teamleden zijn doorgaans vastgelegd in functieomschrijvingen. Een functieomschrijving doet wat de term al zegt, het omschrijft wat iemand geacht wordt te doen. Tegelijkertijd wordt daarmee, al dan niet expliciet, vastgelegd wat zo iemand niet doet!

Vaak blijkt dat er taken overblijven die binnen geen enkele functieomschrijving van de teamleden past. Hoe ambtelijker de organisatie, hoe groter de kans dat geen van de teamleden zich geroepen voelt om de taken op te pakken die zo tussen de wal en het schip dreigen te vallen. En, omdat je als projectleider verantwoordelijk bent voor het eindresultaat, heb jij er maar voor te zorgen dat dat eindresultaat er komt. Dat impliceert dat jij alle zaken op moet vangen die tussen de wal en het schip vallen.

Kortom, hoe meer taaksplitsing en hoe ambtelijker de organisatie waarbinnen jij projecten doet, hoe groter de kans is dat jij allerlei taken niet gedelegeerd krijgt. Ofwel, hoe meer taaksplitsing, hoe groter de kans is dat jij als projectleider blijft zitten met die taakjes waarin niemand is geïnteresseerd!

Tags: , ,

Comments are closed.