Posts Tagged ‘efficiency’

Hamel, efficiency en aanpasbaarheid

dinsdag, mei 2nd, 2017

efficiency-hamel

Gary Hamel maakt in “Wat er nu toe doet” één ding duidelijk. Een groot aanpassingsvermogen en efficiency staan op gespannen voet met elkaar. Wij hebben onze organisaties allemaal op het laatste gericht, terwijl het huidige tijdsgewricht met alle veranderingen die voortdurend om ons heen plaatsvinden om het eerste vraagt.

Citaat uit “Wat er nu toe doet”.

Boekbespreking “Wat er nu toe doet

lees-verder

Effectiviteit

woensdag, januari 13th, 2016

effectiviteit

Uiteindelijk draait het in alle organisaties om de effectiviteit waarmee aan de doelstellingen wordt gewerkt. Hoe effectiever een organisatie is, hoe meer resultaat en hoe minder inspanning daarvoor nodig is.
Dus effectiviteit betekent met minimale inspanning het maximale voor elkaar krijgen. Wat effectiviteit is kan je uitdrukken in een “formule” (zie afbeelding).

Enkele consequenties zijn eenvoudig af te leiden.

Als de inspanning toeneemt bij gelijkblijvende resultaten, dan neemt de effectiviteit af. Veel organisaties leiden hieraan. Er komt steeds meer management, meer managementondersteuning en meer staf, zonder positieve effecten op de resultaten. De effectiviteit wordt kleiner en kleiner.

Als de resultaten afnemen bij gelijkblijvende inspanning dan is eveneens sprake van vermindering van effectiviteit.

Als je meer resultaat kan bereiken tegen een gelijke inspanning dan neemt de effectiviteit toe. Veel organisaties jagen hun medewerkers op om dit te bereiken. Dat zou best wel eens even kunnen werken. Althans op de korte termijn. Op de lange termijn werkt dat niet. Het leidt alleen maar tot meer uitvallers en ziekteverlof en tot minder motivatie.

Als je in staat bent dezelfde resultaten te bereiken met minder inspanning, dan wordt je effectiever. Vaak wordt dit nagestreefd door organisaties efficiënter te maken. De gebruikelijke weg is dan dat managers en hun staf gaan bedenken hoe de direct-productieve medewerkers efficiënter kunnen werken. Helaas, de inspanningen die worden geleverd door managers en staf wegen niet op tegen de door hen bereikte efficiëntie. Minder management en minder staf heeft meer effect op de effectiviteit.

Efficiënte stafdiensten

woensdag, oktober 28th, 2015

efficiente-stafdiensten

In grotere organisaties zijn stafdiensten onontbeerlijk. Zij voeren een aantal secundaire taken uit, zodat de inhoudelijke medewerkers zich daarmee niet bezig hoeven te houden.

Hoe groter de organisatie, hoe groter de stafdiensten en hoe groter hun macht. Vaak worden stafdiensten door het (hogere) management gebruikt om de organisatie, lees: de medewerkers, te controleren en aan de lijn te houden. Stafdiensten hebben de neiging om in dit soort gevallen een eigen leven te gaan leiden. Het management vraagt aan dergelijke stafdiensten advies hoe zij dingen moeten aanpakken. Wat toch eigenlijk de omgekeerde wereld is, want het management zou toch zelf moeten weten en moeten bepalen wat de juiste gang van zaken is.

Als stafdiensten op deze wijze de overhand krijgen, als zij (groten)deels kunnen vertellen wat de vakmensen moeten doen en/of hoe zij de dingen moeten doen, dan kunnen er gekke dingen gebeuren. Wat je bijvoorbeeld wel ziet is dat dergelijke stafdiensten hun eigen werk zodanig efficiënt maken dat uiteindelijk de mensen in het primaire proces het werk moeten doen waarvoor die stafdiensten oorspronkelijk waren opgericht.

Zelf zijn die stafdiensten met veel belangrijker dingen bezig natuurlijk , met beleid enzo! Ook een secundair proces! Of ze zijn bezig met dingen die nog verder afstaan van de zaken waar de organisatie zijn bestaansrecht aan dankt. Tertiaire processen, bijvoorbeeld. Of erger!

Als u merkt dat uw medewerkers opeens allerlei administratieve dingen aan het regelen zijn, terwijl er tevens een uit de kluiten gewassen administratieve stafdienst in de organisatie bestaat, krab dan eens achter uw oren!

Efficiency en vakmanschap

woensdag, oktober 21st, 2015

Efficiency versus vakmanschap

Gek, maar waar: het streven naar efficiency richt zich meestal voornamelijk op het primaire proces. Op zich is dat te verwachten, want met het primaire proces wordt het geld verdiend. Bespaar je daar op, dan heb je een kostenvoordeel.

Jammer is alleen dat degenen die bezig zijn met het zoeken naar efficiency meestal buiten het primaire proces staan. Soms zijn ze er zelfs speciaal voor aangenomen. In dat geval moeten ze al minstens één fte aan efficiency per jaar terug verdienen. Namelijk die van henzelf. Anders is hun inzet contraproductief.

Toch lijkt dit vaak vergeten te worden. Er worden veel mensen ingeschakeld die weliswaar enige efficiency bereiken, maar nooit hun eigen kosten compenseren. Per saldo staan ze op verlies.

Het streven naar efficiency leidt maar al te vaak tot het uitknijpen van het primaire proces en tot een toename van de overhead. Percentueel stijgt de overhead dan nog meer, zo zal de goede rekenaar opmerken.

De grootste ellende is echter dat het streven naar efficiency zeer nadelige effecten heeft voor het vakmanschap in een organisatie (lees: Het plagen van vakmanschap). Vakmanschap wordt door efficiency vaak teniet gedaan.

Waar teveel aandacht voor efficiency is, daar wordt geen eer aan de experts gegeven.

Waar vakmanschap wordt genegeerd (want dat doe je als je teveel naar efficiency streeft), daar gaat kennis verloren, daar gaat ervaring verloren, daar gaat creativiteit en inventiviteit verloren.

Meer efficiency leidt ertoe dat de organisatie minder robuust wordt.

Efficiency is het tegenovergestelde van redundantie. Redundantie maakt minder kwetsbaar.

Lees ook: Morsen of smeren?

Het gevaar van efficiency

dinsdag, september 2nd, 2014

Het_gevaar_van_efficiency

Werken aan efficiëntie, betekent dat je met dezelfde middelen meer doet, of met minder middelen hetzelfde. Minder middelen betekent: minder kosten. En dat leidt tot meer rendement.

Het probleem is dat er bij een teveel aan efficiëntie geen redundantie meer in de organisatie zit. Daarmee wordt het vermogen tot aanpassing aangetast. De gevoeligheid van de organisatie voor veranderingsperikelen wordt groot.
In het zwartste scenario treedt dan bij verandering zoveel verlies op, dat de efficiencywinst van vele voorgaande jaren wordt weggevaagd.

Op korte termijn lijkt het verbeteren van de efficiëntie heel positief, op langere termijn kan het echter juist zeer negatief uitvallen. Dus: alertheid is geboden als er in uw organisatie erg veel op efficiëntie wordt gestuurd.

Evolutie en methoden

zondag, augustus 10th, 2014

Als methoden eenmaal in een organisatie zijn ingevoerd, dan worden ze vrijwel nooit meer afgevoerd. Dit betekent dat er in zo’n organisatie alleen maar methoden, procedures en regels bijkomen. Het is dan geen wonder dat kleine nieuwe bedrijven een enorm voordeel hebben ten opzichte van langer bestaande bedrijven. Die jonkies zijn nog “leeg”. Zij hebben nog geen last van alle ballast.

Organisaties die ballast in de genen hebben kennen een evolutionair nadeel. Bedrijven die veel ballast meeslepen worden traag en duur. Hun resultaten komen onder druk te staan en, als ze niet in staat zijn dit tij te keren, dan gaan ze onvermijdelijk failliet. De markt werkt louterend en zorgt voor een schifting van rotte appels.

De overheid echter, die gaat nooit failliet. Er is geen corrigerend principe actief. Daardoor zijn overheidsorganisaties vrijwel altijd ineffectiever en inefficiënter dan commerciële organisaties.

Waarom groei nooit een doel op zich kan zijn

zondag, maart 16th, 2014

Onze-strategie-is-helder-groeien-groeien-groeien
Of je nu een organisatie of een project managet, uiteindelijk draait alles om de inhoud. Bedrijven verdienen hun geld door producten of diensten te leveren, de overheid voert inhoudelijke taken uit, projecten zijn alleen succesvol als er een inhoudelijk resultaat wordt geleverd. Zonder inhoud zouden bedrijven niet kunnen bestaan, zou de overheid geen apparaat meer nodig hebben en projecten zouden niet eens geformuleerd worden.

Ik zie een trend waarbij managers steeds minder van de inhoud weten en snappen. Dat kan niet bevorderlijk zijn voor de resultaten van de organisatie of het project, sterker nog, het kan heel schadelijk zijn (lees hierover: “De hiërarchie en de grenzen van het leiderschap“).
Hoe groter organisaties en hoe meer gediversifieerd, hoe verder het management van de inhoud af zal staan, hoe minder het management er van weet. Een gegronde reden om diversificatie te voorkomen en om geen al te grote organisaties te willen.

Oké, ik snap dat je geen vliegtuigen kan bouwen met een kleine organisatie. Ik snap dat veel consumentenartikelen die gericht zijn op de massa (denk aan frisdranken, snoepgoed, enz.) alleen maximaal kunnen renderen als er ook een groot apparaat achter staat. Maar de stelregel is en blijft: “wordt niet groter dan noodzakelijk is!”

Groeien om te groeien is op zichzelf geen argument voor groei.
Groeien om efficiënter te worden (het zogenaamde schaalvoordeel) is eveneens geen argument. Uit onderzoek (lees: “Big is not always beautiful”, http://berenschotstrategies.wordpress.com/2013/01/24/big-is-not-always-beautiful/#more-2256) blijkt dat het optimum bij zo’n 300 mensen ligt, daarboven neemt de efficiëntie af. Wat overigens ook weer geen reden is om perse naar 300 man te willen groeien. Beter wat inefficiënter, maar kwalitatief goed, dan een groei om de groei die de werkelijke kracht van de organisatie, die in de inhoud ligt, ondermijnt.

Groeien door diversificatie, ofwel met als doel te diversifiëren, is ook geen argument om te groeien. je wordt dan een beleggingsbedrijf (lees: Leiderschap, concern en werkeenheid), het management kan nooit van alle inhoudelijke zaken iets weten en de focus van het bedrijf verwatert. Het argument dat het bedrijf dan wel kan voortbestaan als er delen slecht lopen is flauwekul. Wat is dat bedrijf dan dat doorgaat? Dat bestaat uit een clubje topmanagers, die als beleggers opereren. De bedrijfsonderdelen bestaan uit mensen die niet of nauwelijks uitwisselbaar zijn tussen de eenheden, dus als het in de ene eenheid slecht gaat, dan staan ze ondanks het voortbestaan van het bedrijf toch op straat.

Maatpakken

zondag, maart 2nd, 2014

mgt-218-20140216-21-18-maatpakken_bewerkt-2Als het draait om excellent presteren, dan moeten alle daarvoor benodigde randvoorwaarden worden ingevuld. Neem Olympische sporters. Zij nemen hun talent, hun vaardigheden en de vruchten van noest trainen mee. Daarnaast moeten ook de omstandigheden optimaal zijn om tot grootse prestaties te kunnen komen. De omgeving waarin de prestaties moet worden geleverd moet voldoen aan de hoogste eisen. Dat geldt ook voor de hulpmiddelen en de kleding voor de sporters. Iedere sporter krijgt kleding op maat, hulpmiddelen die passen bij zijn fysieke voorkomen en zijn mogelijkheden. Er wordt alles aan gedaan om topprestaties te bevorderen.

Is het dan niet raar dat we daar in bedrijven en overheidsorganisaties anders mee omgaan? Wat zien we? Verplichte methodieken, formats en procedures. Overal tieren ze welig. Mijn stelling is dat al die verplichte “meuk” excelleren belemmerd. Methodieken, formats en procedures zijn geen doel op zich. Het zijn hulpmiddelen. En, natuurlijk, er zijn sommige dingen waar je niet omheen kan en die je wel verplichtend moet maken. Dat is niet erg, het is een gegeven. En, terug naar de sport, daar heb je ook regels waar iedereen zich aan moet houden. Maar daarnaast worden er heel veel andere zaken verplicht gesteld. Dingen waarvoor geen echte (externe) noodzaak bestaat voor de verplichting.

Stel je voor dat je alle schaatsers zou dwingen hetzelfde pak te gebruiken. One-size-fits-all. Voor mannen en vrouwen, voor dik en dun, voor lang en kort, voor iedereen hetzelfde pak. En dezelfde schoenmaat. En dat pak laat je ook dragen door skiërs, snowboarders, …

Iedereen begrijpt onmiddellijk dat topprestaties daardoor niet bevorderd zullen worden. En toch is dit iets wat we in de werkomgeving wel doen. We standaardiseren ons suf. Alles wordt efficiënter en efficiënter en … Maar is dat wel zo? Wordt het efficiënter? En zo ja, voor wie dan? En, wordt het allemaal ook effectiever?

Mijn antwoord op deze vragen is waarschijnlijk voorspelbaar. Standaardiseren belemmert topprestaties. Dat is in de sport zo, en dat is binnen organisaties niet anders!

Efficiency en bureaucratie

zondag, april 7th, 2013

Bij veel efficiencymaatregelen is het maar de vraag of deze daadwerkelijk tot meer efficiëntie leiden.
Soms wordt bijvoorbeeld stellig beweerd dat we allemaal hetzelfde formulier moeten gaan gebruiken. Want, dat is veel efficiënter. De gedachtegang daarachter is dat iedereen zelf zijn formulier bedenkt, daar tijd aan kwijt is en dat die tijd wordt bespaard als er een kant-en-klaar formulier beschikbaar wordt gesteld.

Maar, waar iemand voorheen zijn formulier zelf opbouwde terwijl hij zijn informatie verwerkte, moet hij nu op zoek naar de juiste laatste vigerende versie van het (mogelijk in het kwaliteitssysteem) voorgeschreven formulier. Vervolgens blijkt een dergelijk formulier vaak veel informatie te vragen. Informatie die de gebruiker bij zijn eigen formulier zo overnam uit een ander veld. Of (erger) informatie die hij helemaal niet nodig heeft. Het formulier wordt gebruikt voor een bepaald doel. Voor dat doel is vaak net andere informatie nodig of informatie die op een andere manier is gerangschikt dan het verplichte formulier bevat, bijvoorbeeld omdat een klant dat verwacht. De gebruiker is hevig aan het puzzelen hoe hij zijn informatie toch op een fatsoenlijke manier kan verwerken. In het ergste geval vult hij het vastgestelde formulier zo goed en zo kwaad als het gaat in, waarmee hij gedekt is voor het kwaliteitssysteem, en stelt daarnaast zijn eigen formulier op waarmee hij de informatie op de voor de specifieke situatie van toepassing zijnde manier verwerkt.
Want, als een formulier verplicht is, dan zijn er ook mensen aangesteld om te controleren of het wel gebruikte wordt. Zo gaat dat. Als je die controleurs op je dak krijgt, dan ben je nog meer tijd kwijt, dus dat moet je voorkomen.

Is de voorgaande schets een uitzondering? Helaas, was dat maar waar.

Veel goedbedoelde efficiencymaatregelen leiden onbedoeld tot meer bureaucratie.

Komen ergens veel voorgeschreven vastgestelde formulieren voor dat kan dan is dat een signaal van toenemende bureaucratie. Efficiencymaatregelen zouden het werk van de gebruikers moeten vergemakkelijken, helaas worden ze maar al te vaak ervaren als ballast. Veelal zijn ze dat, ballast, niet meer dan dat.