De stuurgroep

De theorie.
De praktijk.
Voorbereiding van besluitvorming.
Sturen of volgen.
Projecten zonder stuurgroep?.
Bevindingen.
Maar toch…, of: dus toch maar…

...

De theorie

In projecten wordt vaak gewerkt met het stuurgroepmodel. Een projectleider stuurt het project of, anders gezegd, de betrokken projectmedewerkers aan. Hijzelf wordt aangestuurd door een opdrachtgever en een stuurgroep. Althans, zo heet het. In de stuurgroep van een project zitten beslissers. De bedoeling van een stuurgroep is dat deze de opdrachtgever en projectleider stuurt bij het nemen van beslissingen die moeten bijdragen aan het behalen van de projectdoelen. Er zitten mensen in de stuurgroep die besluiten kunnen nemen, waardoor het project slagvaardig kan worden aangepakt.
Theoretisch niets op aan te merken, maar hoe sterk is het contrast met de werkelijkheid!

De praktijk

In de praktijk worden stuurgroepen bemand met mensen die op hoge hiërarchische posities van bij het project betrokken organisaties vertoeven. Zij zitten er in omdat zij hiërarchisch iets kunnen betekenen voor het project, omdat ze er over moeten beslissen, maar soms ook omdat zij zich belangrijk voelen en zich in de stuurgroep hebben weten te nestelen. Ikzelf heb meer dan eens zien gebeuren dat mensen zichzelf ad hoc uitnodigen voor een stuurgroep, of eenmalig voor een specifiek onderwerp worden uitgenodigd, om daarna nooit meer uit die groep te verdwijnen. Omdat ze geweest zijn krijgen ze de notulen en daaraan ontlenen ze het recht om de volgende keer weer te komen, en de volgende keer, en de volgende… Kennelijk is er dan ook niemand die dat wenst (of durft) te corrigeren.

Een ander fenomeen is dat alle beslissers secondanten meenemen. Dat zijn de mensen die daadwerkelijk bij het project betrokken zijn en die vaak ook al lid van een projectteam zijn. Dit gebeurt omdat de beslissers geen verstand hebben van de inhoud van het project, maar ook niet van projectmatig werken. Daarnaast hebben de beslissers het doorgaans zo druk (bijvoorbeeld omdat ze deelnemen aan heel veel stuurgroepen) dat ze zich nauwelijks in het project kunnen verdiepen. Hun secondanten kunnen dat wel.

Tot slot moet nog worden opgemerkt dat veel beslissers nauwelijks in de stuurgroep kunnen beslissen. Ze moeten te rade gaan bij hun companen in het bestuur waar ze deel van uitmaken en bij de hen controlerende instanties, zoals bijvoorbeeld bij een raad van bestuur, de medezeggenschap, de gemeenteraad, de provinciale staten of de tweede kamer. De formele besluiten worden dan ook zelden in een stuurgroep genomen. Die besluiten moeten buiten de stuurgroep tot stand komen. Wanneer er meerdere partijen zijn betrokken moet dit zelfs op verschillende plaatsen en op verschillende tijdstippen gebeuren.

Wat betekent dit nu voor de gang van zaken in een stuurgroep?

De projectleider die met het voorgaande geen rekening houdt kan behoorlijk gefrustreerd raken. Als hij bijvoorbeeld niet onderkent dat formele besluitvorming elders plaatsvindt dan kan hij de voortgang van zijn project ernstig schaden.

Hoe gaat een verstandig projectleider hier mee om?

Voorbereiding van besluitvorming

De projectleider zorgt dat ieder onderwerp dat in de stuurgroep komt voor behandeling van tevoren is voorgekookt. Hij behandelt het in zijn projectteam en zorgt dat de betrokken secondanten het voorbespreken met hun beslissers. Wanneer er sprake is van echte dilemma’s dan worden de knopen doorgehakt voordat de stuurgroep plaatsvindt. Lukt dat niet met de secondanten dan worden beslissers bilateraal met elkaar in contact gebracht.
Kortom, in de stuurgroep mogen geen verrassingen naar voren komen en zeker geen onvoorbereide moeilijke punten. In de stuurgroep moeten knopen doorgehakt kunnen worden. Wat, zoals hiervoor al gezegd is, niet leidt tot een besluit, maar tot instemming met het voorleggen van een gevraagd besluit aan diegenen die formeel moeten beslissen.

Sturen of volgen

Wie opmerkt dat een stuurgroep, zoals hier geschetst, niet stuurt heeft natuurlijk gelijk. Stuurgroepen sturen niet, ze “volgen”. De hiërarchische organisatieplaatjes waarin de stuurgroep stelselmatig en consequent boven de projectleider (en boven de opdrachtgever) wordt getekend suggereert een sturingsverhouding die er in de praktijk zelden is.

Als we dit allemaal beseffen kunnen we ons ook afvragen of het instellen van een stuurgroep wel zinvol is. Is er niet slechts sprake van een rituele dans? Lastige vraag. Winsemius doet hierover een vrij cynische uitlating die ik u niet wil onthouden.

Bijna steeds grijpen bedrijfsleven en overheid dan naar het wapen van de commissie of de werkgroep of- bij problemen waarbij drukbezette mensen betrokken moeten zijn - de stuur­groep. Met als wrange voetnoot de les die ik in Den Haag leerde: een commissie is goed voor zes maanden uitstel, een stuurgroep voor anderhalf jaar.[i]

Projecten zonder stuurgroep?

Kan het ook anders?

Ja, als er slechts één partij betrokken is, dan is een stuurgroep overbodig. Het is dan wel belangrijker een krachtige opdrachtgever te hebben.

Ook waar meer partijen betrokken zijn kan de opdrachtgever samen met de projectleider besluitvorming doorlopen zonder stuurgroep.

Daar tegenover staat dat de rituele dans van de stuurgroep meer betrokkenheid en draagvlak oplevert. Dat geeft in de loop van een project dermate veel meerwaarde op, dat het instellen van een stuurgroep bij betrokkenheid van meer partijen toch de moeite waard is.

Bevindingen

Alles beschouwend kom ik tot de volgende bevindingen:

• Een stuurgroep stuurt niet;
• Een stuurgroep wil liever niet sturen, want dat kan ze niet doordat. Beslissers kunnen zich onvoldoende in het project verdiepen en ze missen inhoudelijke kennis en kennis over projectmatig werken;
• Een stuurgroep heeft nut omdat daarmee beslissers betrokken worden bij het project. Dat verhoogd het draagvlak;
• Een stuurgroep heeft dus nut. Daarnaast willen beslissers graag deelnemen aan stuurgroepen;
• Beslissers willen een stuurgroep instellen en daar aan deelnemen. Daarnaast willen ze ook dat die stuurgroep functioneert;
• Een stuurgroep heeft voor haar functioneren sturing nodig van deskundigen. In essentie wil iedere stuurgroep dus gestuurd worden. Ik denk dat de meeste beslissers zonder sturing door deskundigen een lichte wanhoop zouden voelen. En, dat is maar goed ook. Je moet er niet aan denken dat beslissers echt actief sturing zouden gaan geven aan processen die zij niet beheersen en die betrekking hebben op een inhoud waarvan ze de essenties niet kennen;
• Ergo: als de beslissers aan een functionerende stuurgroep wensen deel te nemen dan noopt dat tot sturing door deskundigen. Dat is nodig, dus dat moet. Dus willen de beslissers dat ook.

Maar toch…, of: dus toch maar…

In de praktijk zijn stuurgroepen heel bruikbare gremia om draagvlak te creëren. Ook roept de behandeling van een onderwerp in de stuurgroep bij de projectteamleden een gevoel van urgentie op. De data van stuurgroepen dwingen alle comparanten om voor die tijd hun zaakjes op orde te hebben. De stuurgroep is immers heel belangrijk. Niemand wil daar voor schut staan.

De stuurgroep is een gremium waaromheen het fijnmazige netwerk van deelbesluitjes wordt georganiseerd. Het is de kapstok van besluiten. Zelfs als die elders worden genomen.

Aanvullende informatie op deze website

Het projectteam
Over teambuilding en teamrollen.

Werken in projecten
Over het inzetten van mensen op projecten in organisaties.

De opdrachtgever
Positie en taken van de opdrachtgever.

Bestuurders en het project
Over de positie van bestuurders in projecten.

Nul scenario's
Hoe maak je duidelijk wat er gebeurt, wanneer er geen besluit wordt genomen?

Draagvlak
Het creëren van draagvlak is te pretentieus. Projectleiders zijn vaak slechts passanten in een specifieke projectomgeving.

Aanvullende informatie op internet

http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/391-maakbaarheid-en-vakkennis
De complexiteit van een technisch project neemt af, naarmate het gecompliceerder is! Minder sturing helpt daarbij.

http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/390-sturen-in-projecten
Waarom stuurgroepen en sturen in projecten niet zo gewenst is.

http://www.markensteijn.com/sturing.htm
Een artikel over wat sturing is en waar de grenzen van sturing liggen.

http://www.markensteijn.com/beslissers.htm
Een artikel waarin wordt uitgelegd dat de zogenaamde "beslissers" eigenlijk meestal "bevestigers" zijn.

"Je gaat het pas zien als je het door hebt" op bol.com en op managementboek.nl