Projectomgeving

De organisatorische omgeving.
   Project en lijnorganisatie(s)
   Raakvlak met algemeen management
De wijdere omgeving.
   De markt
   Toeleveranciers.
   De samenleving.
Projectcommunicatie
Omgevingsmanagement
Voor- en tegenstanders

.

De omgeving van het project mag niet veronachtzaamd worden. Ze vormt de basis. De omgeving is deels de raison d’être van het project en bepaald deels de kansen en risico’s. Beide redenen om die omgeving aandacht te geven.
De projectomgeving bestaat uit twee delen:

• De organisatorische omgeving;
• De wijdere omgeving.

De organisatorische omgeving

Project en lijnorganisatie(s)

De omgeving die ik hier relevant acht is een tweeledige en wordt gevormd door die van de organisaties van de interne en externe opdrachtgevers. Deze omgeving vormt de basis waarbinnen het project gestalte krijgt.

Beide opdrachtgevers en hun organisaties brengen hun eigen missies, wetten, regels, mores en cultuur mee. Ze mogen en kunnen niet worden genegeerd. Ze vormen de basis van het project!

Externe opdrachtgever

Een project staat nooit alleen. Er is op zijn minst een (externe) opdrachtgever. Voor hem vervult het resultaat van het project een rol in het tot stand brengen van een missie of anderszins geformuleerde doelstellingen. De projectleider legt verantwoording over zijn project af aan deze opdrachtgever.

Interne opdrachtgever

Het project vindt plaats vanuit een uitvoerende organisatie. Deze organisatie kan dezelfde zijn als die van de opdrachtgever. Bij de meeste projecten is dit niet het geval.
Binnen de uitvoerende organisatie dient de projectleider ook verantwoording af te leggen. Degene aan wie de projectleider binnen zijn organisatie verantwoording af legt is de interne opdrachtgever.
Vaak zijn organisaties niet optimaal ingericht voor projectmatig werken. Daar heb je vaak maar mee te leven (lees: interne omgeving).

Raakvlak met algemeen management

In de inbedding van het project in de lijnorganisatie vinden we ook een raakvlak met algemeen management. Een projectleider met een vast team moet bijvoorbeeld ook een functioneringsgesprek kunnen voeren. Maar ook: het kasritme van een project maakt deel uit van de liquiditeitsbegroting van de opdrachtgevende en deels van de opdrachtnemende organisatie Ook hierbij is sprake van een raakvlak tussen het project en de projectorganisatie van de opdrachtgever en van de uitvoerende organisatie. Zo zijn er nog veel meer overeenkomsten.

De wijdere omgeving

De wijdere projectomgeving bestaat uit:

• De markt (het vakgebied, het klantenbestand, concurrenten);
• Toeleveranciers;
• De samenleving.

De markt

De markt heeft grote invloed op de inhoud van het project, op de problemen, doelstellingen en wensen van klanten, op het eigen vakgebied en op de ontwikkeling van het projectmanagement. Het voert hier te ver om hier diep op in te gaan. De turbulentie van de omgeving vraagt tegenwoordig veel van de leiders. In die zin hebben ook projectleiders hier veel mee te maken[i].

Toeleveranciers

Leveranciers plaatsen de projectleider voor een dilemma. Enerzijds betekent toeleveren dat gestreefd moet worden naar gunstige inkoopcondities, terwijl anderzijds ook met leveranciers moet worden samengewerkt. De spanning tussen de contractuele relatie enerzijds en de noodzaak tot samenwerking anderzijds maakt deze relatie bijzonder. Het verstandig het contractuele en relationele enigszins te scheiden. Laat bijvoorbeeld andere mensen dan onderhandelaars het werk doen. Een gebrek aan samenwerking ten gevolge van onderlinge zakelijke geschillen kan projecten veel kwaad doen.

De samenleving

Ieder project staat in de samenleving. Het belang van de samenleving voor een project kan enorm verschillen. Sommige projecten spelen zich louter en alleen binnen een organisatie af. Het belang van de samenleving is dan nihil. Aan de andere kanten staan projecten die onze leefruimte grootschalig beïnvloeden, zoals de grote infrastructurele projecten en de ontwikkelingslocaties. Daar speelt de samenleving een grote rol. Niet alleen is er sprake van mensen en bedrijven waarvoor het project een directe inbreuk op hun vestigingsplek hebben, maar de samenleving beïnvloedt ook de eisen en randvoorwaarden die voor het project gelden.

Projectcommunicatie

Met projectcommunicatie wordt doorgaans de communicatie van de projectorganisatie met de omgeving bedoeld. Projectcommunicatie krijgt invulling door het project te analyseren (o.a. door een stakeholdersanalyse), door de aanpak te plannen (welke middelen worden ingezet voor welke stakeholders en wanneer) en de daadwerkelijke uitvoering.

Bij de inzet van middelen kan zowel aan traditionele middelen (informatiebijeenkomsten, persberichten, nieuwsbrieven) worden gedacht, als aan nieuwere middelen, zoals de zogenaamde social media.

Bij sommige projecten wordt iets ontwikkeld dat verkocht moet gaan worden, denk bijvoorbeeld aan de woningen bij de ontwikkeling van een nieuwe wijk. Bij dergelijke projecten maakt ook de promotie onderdeel uit van de projectcommunicatie. Bij de ontwikkeling van een woonwijk is dat de gebiedspromotie en de promotie van de woningbouw. De verantwoordelijkheid kan daarbij bij verschillende partijen liggen, bijvoorbeeld gebiedspromotie bij een gemeente en promotie woningbouw bij een projectontwikkelaar.

Omgevingsmanagement

Tegenwoordig[iii] wordt vaak gesproken over omgevingsmanagement. Hiermee worden de activiteiten bedoeld die zijn gericht op het verkennen en betrekken van partijen die voor het project van belang zijn. Het doel van omgevingsmanagement is de doelen van andere partijen, de eigen doelen en de gezamenlijke doelen te onderkennen en om door samenwerking meerdere van die doelen te realiseren. Tot het omgevingsmanagement hoort ook het stakeholdersmanagement. Soms wordt het identificeren, aanvragen en verkrijgen van vergunningen en andere toestemmingen tot het omgevingsmanagement gerekend.
Dit laatste wordt ook weleens benoemd als onderdeel van de conditionering van een project. Conditionering staat dan voor al die zaken die geregeld moeten worden voordat met het eigenlijke project gestart kan worden. Bij infrastructurele projecten wordt deze term weleens gebruikt voor de genoemde vergunningen, maar ook voor de noodzakelijke grondaankopen en voor het verleggen van kabels en leidingen.

De term omgevingsmanagement suggereert overigens net als stakeholdersmanagement, dat de omgeving gemanaged (gemanipuleerd?) wordt. Het is een wat onvriendelijke benaming, want welke persoon die met een project te maken krijgt, waarop hij mogelijk niet eens zit te wachten, wil er nou gemanaged worden? Projectcommunicatie is in mijn ogen een betere benaming; bij het begrip communicatie is immers sprake van tweerichtingsverkeer.

Voor- en tegenstanders

Alle partijen die een rol spelen in een project kunnen daarbij een van de drie navolgende posities hebben of innemen, die van:

• Voorstander (of belanghebbende);
• Neutrale partij;
• Tegenstander.

Over deze kant van de omgeving is meer informatie te vinden op de pagina rond stakeholders[ii].

November 2004

[iii] Dit deel van de tekst is toegevoegd in 2012.

Aanvullende informatie op deze website

Opdrachtgever
Over de rol van de opdrachtgever.

Lijnmanagement
Over de rol van het lijnmanagement binnen projecten.

Stakeholders
Over belanghebbenden en omgevingsanalyse of stakeholdersanalyse.

Interne omgeving
Naast de externe is er ook sprake van een interne projectomgeving.

Draagvlak
Het creëren van draagvlak is te pretentieus. Projectleiders zijn vaak slechts passanten in een specifieke projectomgeving.

Social media
Over de toepassing van sociale media in projecten.

Het projectteam
Over teambuilding en teamrollen.

Drie bazen
De drie bazenrollen in het projectmatig werken.

Why, how en what
Over know-why, know-how en know-what.

Het individu, de groep en de het-kant
Over de menselijke en instrumentele kant van projecten.

Werken in projecten
Over het inzetten van mensen op projecten in organisaties.

Projectenwerk en organisatiecultuur
Over het belang van de organisatiecultuur voor projectmatig werken.

Stuurgroep
Over stuurgroepen. Sturen of volgen?

Bestuurders en het project
Over de positie van bestuurders in projecten.

Diensten in projecten
Over diensten en over de beperkingen van de work breakdown structure.

Aanvullende informatie op internet

http://www.markensteijn.com/management.htm
Een overzicht op deze site van alle artikelen over management.

http://www.omgevingsmanagement.nl/documents/Omgevingsmanager-RWS.pdf
Handleiding hoe binnen Rijkswaterstaat wordt omgegaan met omgevingsmanagement.