Projectraming

Inleiding ramingen.
De SSK-systematiek.
Probabilistische en deterministische ramingen.
Raming en budget
Beleid ramingen.
Overschrijding, onderschatting en onderbelichting.
Commissie Duivesteijn

. Inleiding ramingen

In de projectraming moeten alle kosten zijn opgenomen die gemaakt moeten worden om het project te realiseren.

Ramingen hebben tot doel kosteninformatie te leveren voor:

• het maken van beleidskeuzes;
• het nemen van beslissingen over volgende projectfasen;
• het opnemen van bedragen in (jaar)begrotingen;
• het bewaken van het project;
• het toetsen van aanbiedingen/contracten.

Binnen de civiele sector is de SSK-systematiek ontwikkeld[i]. In deze systematiek is de opbouw van de raming en de wijze van omgaan met onzekerheden gestructureerd en geüniformeerd. De SSK-systematiek is een uitwerking van ramingen die (in aangepaste vorm) ook bruikbaar is in andere sectoren. De systematiek wordt hierna toegelicht.

De SSK-systematiek

Onderstaande figuur geeft de opbouw van ramingen conform de SSK-systematiek.

In de volgende figuur wordt de samenhang van begrippen behorend bij SSK-ramingen geschetst. De kromme geeft de kansverdeling van de kosten van een project. In de kromme zijn de begrippen aangegeven die in de systematiek worden onderscheiden.

Hierna volgt een overzicht van binnen de SSK-systematiek gehanteerde begrippen.

Voorziene kosten

De kosten die kunnen worden voorzien op basis van de specificaties en een ontwerp (de scope).

Directe kosten

De directe kosten zijn de kosten die (direct) horen bij een onderdeel van het project.
Doorgaans kan worden gerekend met “hoeveelheden x eenheidsprijzen”.

Indirecte kosten

De indirecte kosten zijn de kosten die niet (direct) aan een onderdeel van het werk kunnen worden toegerekend. Denk bijvoorbeeld aan winst en risico.

Bekende kosten/gespecificeerde raming

De directe kosten die exact kunnen worden benoemd en geraamd.

Nader te detailleren

Een toeslag voor de nog niet exact te benoemen onderdelen. De toeslag wordt gebaseerd op ervaringsgetallen. In iedere opvolgende projectfase wordt een raming nauwkeuriger, het ontwerp wordt gedetailleerder waardoor de directe kosten in meer detail kunnen worden benoemd. Het “nader te detailleren” moet de kosten van deze kleinere details ondervangen.

Onvoorziene kosten (objectonvoorzien)

De onvoorziene kosten bestaan uit toeslagen op de voorziene kosten. Ze zijn bedoeld als dekking van kosten die mogelijk nog ontstaan binnen de scope. Deze kosten ontstaan bijvoorbeeld door:

• ontwerpwijzigingen die binnen de scope en het programma van eisen vallen;
• een hogere complexiteit tijdens de uitvoering dan voorzien;
• voortschrijdend inzicht.

Onvoorzien is niet bestemd voor het dekken van scopewijzigingen!

Bouwkosten

De kosten die gemoeid zijn met de fysieke realisatie van een project.

Vastgoedkosten

De kosten die nodig zijn voor de verwerving van vastgoed (grond & opstallen) waarvan het eigendom noodzakelijk is om het project te kunnen realiseren.

Engineeringkosten

De kosten van de ontwerpers, ingenieurs, specialistische adviseurs en het projectmanagement. Tot de kosten kunnen ook de eigen apparaatskosten behoren (de kosten van het opdrachtgeverschap).

Overige bijkomende kosten

De overige kosten, zoals bijvoorbeeld de kosten voor leges, vergunningen, heffingen, buitendienststellingen, vervangend vervoer, precario, rentekosten, grondonderzoeken en het maken van bestemmingsplannen.
Wat hiertoe wordt gerekend kan per organisatie verschillen!
Als er niet wordt gewerkt met een vast prijspeil, dan worden ook de kosten voor loon- en prijsstijgingen hier opgenomen.

Basisraming

De basisraming is de som van bouwkosten, vastgoedkosten, engineeringkosten en overige bijkomende kosten.

Projectonvoorzien

Projectonvoorzien is een toeslag op de basisraming, als dekking voor onzekerheden op projectniveau binnen de scope, die niet horen bij een specifiek object, deelproject of kostencategorie.

Investeringskosten

De totale kosten van het project. Dit is het bedrag met de hoogste kans dat het project daadwerkelijk zoveel zal kosten.

BTW

Omzetbelasting, Belasting Toegevoegde Waarde.

Bandbreedte

De bandbreedte geeft een indruk van de trefzekerheid van de SSK-raming. De ondergrens en de bovengrens geven de bandbreedte van de investeringskosten aan met een daarbij behorend betrouwbaarheidsinterval.
Het betrouwbaarheidsinterval is een percentage dat de kans aangeeft dat de kosten binnen de aangegeven bandbreedte van de SSK-raming uitkomen. Vaak wordt hiervoor een percentage aangehouden van ongeveer 70 procent.

Onzekerheidsreserve

De onzekerheidsreserve is een bedrag bovenop de investeringskosten dat kostenoverschrijdingen moet voorkomen (binnen de scope van het project). Bandbreedte en betrouwbaarheidsinterval zijn richtinggevend voor het op te nemen bedrag. De onzekerheidsreserve wordt zodanig gekozen dat de kans op overschrijding beperkt blijft. Een opdrachtgever maakt hierbij een keuze tussen zekerheid en opportunisme. Het is aan hem te bepalen hoeveel overschrijdingskans hij aanvaardbaar acht.

Reserve extern onvoorzien

De “Reserve extern onvoorzien” is bedoeld om scopewijzigingen op te kunnen vangen. Deze reserve maakt geen deel uit van het door de projectleider te bewaken projectbudget. De projectleider bewaakt immers de scope van het project met de daarbij behorende kosten.

Budget

Het budget voor de projectleider bestaat uit de investeringskosten en de onzekerheidsreserve. Het budget moet de kosten van het project binnen de scope dekken.

De opdrachtgever kan in zijn budget een “Reserve extern onvoorzien” opnemen.

Het budget kan zowel inclusief als exclusief BTW worden bewaakt. Gebruikelijk is een bewaking exclusief BTW.

Probabilistische en deterministische ramingen

De SSK-systematiek onderkent twee ramingswijzen:

1. Deterministisch: hierbij schat de kostenramer, op basis van ervaring, de bandbreedte. De inschatting van de percentages en de bandbreedte zijn in zekere mate subjectief.

2. Probabilistisch: hierbij wordt de bandbreedte berekend via een kansberekening.

Deterministische raming:

• De som van de voornoemde onderdelen resulteert in een gemiddeld of modaal totaalbedrag;
• De trefzekerheid wordt weergegeven met een geschatte bandbreedte.

Probabilistische raming:

• Voor een onderdelen van de raming, de hoeveelheden, kengetallen, prijzen of een andere grootheden worden de gemiddelde of modale (meest waarschijnlijke) waarden gehanteerd;
• Met een risicoanalyse worden de projectonzekerheden geïnventariseerd;
• De posten onvoorzien worden bepaald door het bepalen van kans x gevolg van bijzondere gebeurtenissen, naast en in combinatie met de benadering via een toeslag;
• Voor hoeveelheden, prijzen en toeslagpercentages wordt de spreiding ingeschat. Bijvoorbeeld door het aangeven van de standaardafwijking samen met de gemiddelde waarde;
• Er wordt een Monte Carlo-simulatie uitgevoerd (bijvoorbeeld tienduizend keer doorrekenen van de raming op basis van de opgegeven variabelen voor de kansverdeling), met als resultaat:
  • De gemiddelde waarde van de totaalraming;
  • De standaardafwijking van de raming;
  • De kansverdeling van de raming;
• De rangorde van risicobronnen wordt bepaald op basis van hun bijdrage aan de bandbreedte.

Voor een deterministische raming hoeft alleen een (subjectieve) inschatting van de toeslagpercentages en de bandbreedte te worden geleverd. Een probabilistische raming vereist meer input en is dus arbeidsintensiever en duurder.
Een probabilistische raming resulteert in een wetenschappelijk ogende presentatie. Dit suggereert een zekerheid die er niet altijd is. De uitkomst van een probabilistische raming is gebaseerd op input die voor een deel moet worden ingeschat door de kostenramer. Uiteindelijk geldt hiervoor dezelfde waarschuwing als bij deterministische ramingen, namelijk: “garbage in, garbage out”.

Een probabilistische raming geeft meer informatie. Ook kan de kans op en kansverdeling van ramingen beter worden benaderd en inzichtelijker worden weergegeven. Dit kan zeker richting beslissers louterend werken. Een project ramen en budgetteren met een overschrijdingskans van “nul” is niet verstandig. Het maakt een project onnodig “duur” en verkleint daarmee de kans op realisatie. Maar, kiezen voor een grotere kans van doorgaan betekent: accepteren van een overschrijdingskans. En dat moet een bewuste keuze zijn.

In het algemeen geldt dat voor kleine en overzichtelijke projecten deterministisch kan worden geraamd. Hoe groter en complexer een project hoe verstandiger het wordt om het project (een keer) probabilistisch te ramen.

Raming en budget

Het budget is voor de projectleider gelijk aan de investeringsraming plus de onzekerheidsreserve (en voor de opdrachtgever: plus de “reserve extern onvoorzien”). De kostenramer raamt en de opdrachtgever bepaalt welke reserves hij hanteert.
De kostenramer bepaalt dus niet het budget. Ook de projectleider doet dit niet. Beiden kunnen adviseren, maar de opdrachtgever beslist. De opdrachtgever bepaalt welke financiële risico’s hij bereid is te nemen. Eventueel kan de projectleider hem daarbij adviseren.

Het is belangrijk deze rolscheiding helder en expliciet te hanteren. Gebeurt dit niet dan hebben de kostenramers de neiging aan de hoge kant te ramen. Zij zullen “veilig” ramen, zodat er niet meteen een tekort ontstaat bij een overschrijding op een onderdeel.

Beleid ramingen

De voorgaande tekst geeft de algemene SSK-systematiek weer. Daarmee is een (project)organisatie er nog niet. Er zal beleid moeten worden ontwikkeld hoe bepaalde kosten worden geraamd. Wordt er bijvoorbeeld gewerkt met bepaalde kengetallen? Welke percentages object- en projectonvoorzien worden in welke fase gehanteerd? Wat is de “geaccepteerde overschrijdingskans” voor projecten? En dus: welke onzekerheidsreserve moet worden gehanteerd?

Maar ook:

• Wanneer wordt geraamd?;
• Wie raamt (bepaalde delen)?;
• Welke informatie hoort bij een raming?;
• Hoe wordt voor bepaalde categorieën projecten geraamd?;
• Wanneer wordt deterministisch geraamd en wanneer probabilistisch?;
• Hoe worden ramingen getoetst?

En om al deze vragen goed te kunnen beantwoorden: wat gebeurt er met de raming? Waarvoor wordt deze gebruikt?
En als dat bekend is: rest nog de vraag of voor verschillende doeleinden wel dezelfde raming kan worden gehanteerd?

Overschrijding, onderschatting en onderbelichting

Via de media weten we dat er vaak sprake is van kostenoverschrijdingen bij projecten. Met name de overheidsprojecten en dan nog weer vooral de infrastructurele projecten krijgen daarbij de volle aandacht. En niet ten onrechte! Onderzoek[ii] naar ramingen van infrastructurele projecten levert de navolgende bevindingen op:

• Bij 9 van de 10 transportgerichte infrastructurele projecten worden de kosten te laag geraamd;
• Bij rail-projecten zijn de werkelijke kosten gemiddeld 45% hoger dan de geraamde kosten;
• Bij vaste verbindingen (tunnels en bruggen) Zijn de werkelijke kosten gemiddeld 34% hoger dan de geraamde kosten;
• Bij wegenprojecten zijn de werkelijke kosten gemiddeld 20 % hoger dan de geraamde kosten;
• Bij alle andere projecten zijn de werkelijke kosten gemiddeld 28 % hoger dan de geraamde kosten;
• Onderschatting[iii] van kosten bestaat in 20 landen op 5 continenten, het is een globaal fenomeen;
• Onderschatting van kosten lijkt in ontwikkelingslanden groter dan in Noord Amerika en Europa;
• Onderschatting van kosten is niet verminderd over de afgelopen 70 jaar. Er lijkt dus geen lerend effect op te treden;
• Onderschatting van kosten kan niet worden uitgelegd door fouten en schijnt het best te kunnen worden verklaard door strategisch misinterpreteren, oftewel door liegen;
• Transportgerichte infrastructurele projecten lijken aan meer onderschatting onderhevig te zijn dan andere typen grote projecten.

De onderzoekers wijzen er op dat het bij het promoten van projecten praktijk is om belangrijke kosten en risico’s te negeren, te verstoppen of op een andere manier uit de raming te houden. Alles om de kosten laag te laten lijken.
Het is aardig te lezen wat zij zeggen over de Eurotunnel:

Two hundred banks communicated these figures for cost and risk to investors, including a large number of small investors. As observed by The Economist (“Under Water," 1989), anyone persuaded in this way to buy shares in Eurotunnel in the belief that the cost estimate was the mean of possible. outcomes was, in effect, deceived. The cost estimate of the prospectus was a best possible outcome, and the deception consisted in making investors believe in the highly unlikely assumption - disproved in one major construction project after another - that everything would go according to plan, with no delays; no changes in safety and environmental performance specifications; no management problems; no problems with contractual arrangements, new technologies, or geology; no major conflicts; no political promises not kept; etc. The assumptions were, in other words, those of an ideal world. The real risks of cost escalation for the Channel tunnel were many times higher than those communicated to potential investors, as evidenced by the fact that once built, the real costs of the project were higher by a factor of two compared with forecasts.

De onderzoekers refereren ook aan onderzoek door Wachs. Die ontdekte dat sterk misleidende kostenvoorspellingen beter door “liegen” konden worden verklaard dan door technische oorzaken. Misleiding en bedrog als tactiek om in de machtsstrijd voor elkaar te krijgen dat projecten van start gaan en om winst te behalen verklaard het best waarom kosten van infrastructurele projecten sterk en systematisch worden onderschat.

De onderzoekers vatten hun bevindingen als volgt samen.

We conclude that the cost estimates used in public debates, media coverage, and decision making for transortation infrastructure development are highly, systhematically, and significantly deceptive. So are the cost-benefit analyses into which cost estimates are routinely fed to calculate the viability and ranking of projects. The misrepresentation of costs is likely to lead to the misallocation of scarce resources, which, in turn, will produce losers among those financing and using infrastructure, be they taxpayers or private investors.

De onderzoekers zijn hard als ze spreken over de implicaties van hun onderzoek.

The key policy implication for this consequential and highly expensive field of public policy is that those legislators, administrators. bankers. media representatives, and members of the public who value honest numbers should not trust the cost estimates presented by infrastructure promoters and forecasters. Another important implication is that institutional checks and balances - including financial, professional, or even criminal penalties for consistent or foreseeable estimation errors - should be developed to ensure the production of less deceptive cost estimates.

Commissie Duivesteijn

De commissie Duivesteijn heeft namens de Tweede Kamer de grote infrastructurele projecten onderzocht. In de achtergrondstudies[iv] vinden we ook een aantal bevindingen over ramingen. Hierna, als uitsmijter, enkele pregnante citaten.

Over oorzaken voor kostenoverschrijdingen

Concluderend kan worden gesteld dat de genoemde factoren voor kostenoverschrijdingen niet bepaald eensluidend zijn, en dat wanneer bepaalde factoren in meer studies worden genoemd, de invloed ervan op de kostenoverschrijdingen niet eenduidig is. Uit de literatuur komen de volgende oorzaken voor kostenoverschrijdingen naar voren:

• Type project (wegen, spoorwegen; gebruikte technologie);
• Regio;
• Omvang van het project;
• Lengte van de implementatieperiode;
• Diverse soorten onzekerheden (omgeving van het project, gedrag van actoren);
• Strategisch gedrag (lees: bewust opstellen van te lage prognoses) van actoren die belang hebben bij het uitvoeren van het project.

Over het beperken van kostenoverschrijdingen

Er blijken vele ideeën te bestaan om kostenoverschrijdingen te beperken. Het betreft verschillende categorieën ideeën:

• ideeën die te maken hebben met de kwaliteit van de ex ante schattingen van kosten, gegeven de projectkenmerken. Het betreft ondermeer het explicieter meenemen van categorieën van onzekerheden in de schattingen, en die ook expliciet rapporteren. Verder moeten externe effecten in een vroeg stadium volwaardig in kaart gebracht worden. Ook het instellen van een commissie van onafhankelijke deskundigen die de kwaliteit van de prognoses toetst, kan bijdragen aan een verbetering van de huidige praktijk;
• ideeën die betrekking hebben op de projectkenmerken. Het gaat om ondermeer voorzichtigheid bij niet-conventionele technologie. Verder moet niet te snel in technologische oplossingen worden gedacht;
• ideeën die betrekking hebben op het proces van totstandkoming van projectideeën, besluitvorming, afspraken. Het gaat ondermeer om het eerst goed vaststellen wat het probleem is of wat de doelen zijn, en wat denkbare oplossingen zijn. Verder is het van belang om afspraken te maken over de vraag welke partij welk risico draagt. Daarnaast moet voorkomen worden dat te vroeg commitment wordt afgegeven, op basis van eerste, zeer voorlopige schattingen van kosten en effecten. Verder moeten de partijen die nadelen van een project kunnen ondervinden, en belangengroeperingen in een vroeg stadium bij de planontwikkeling en -evaluatie worden betrokken. Er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over de rollen van de diverse partijen in het gehele proces. Het betreft ondermeer de rollen van publieke en private partijen ten opzichte van elkaar.

Over categorieën van kostenoverschrijdingen

De volgende categorieën van kostenverhogende invloeden keren daarbij steeds weer terug:

• invloed van algemene of specifieke inflatie;
• scope-wijzigingen;
• veranderingen in wet- en regelgeving;
• vergeten of onderschatte kostenposten (ofwel: kwaliteit van de raming);
• marktontwikkelingen.

Nagekomen noot, 28 maart 2013

In Antifragile schenkt Taleb aandacht aan de relatie tussen de omvang van projecten en de mate waarin de kosten worden overschreden:

In project management, Bent Flyvbjerg has shown firm evidence that an increase in the size of projects maps to poor outcomes and higher and higher costs of delays as a proportion of the total budget. But there is a nuance: it is the size per segment of the project that matters, not the entire project—some projects can be divided into pieces, not others. Bridge and tunnel projects involve monolithic planning, as these cannot be broken up into small portions; their percentage costs overruns increase markedly with size. Same with dams. For roads, built by small segments, there is no serious size effect, as the project managers incur only small errors and can adapt to them. Small segments go one small error at the time, with no serious role for squeezes.
Boekbespreking Antifragile.

Aanvullende informatie op deze website

Projectcontrol / projectbeheersing
Over de projectbeheersingsfunctie.

Projectcontroller
Over de rol van de projectcontroller.

Beheersbaarheid grote projecten
Enkele resultaten van het onderzoek van de Tweede Kamer naar de grote infrastructuurprojecten.

Sunk Costs
Over besluitvorming bij projecten met grote kostenoverschrijdingen.

Aanvullende informatie op internet

http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/518-boekbespreking-antifragile-nassim-nicholas-taleb
Boekbespreking Antifragile, Nassim Nicholas Taleb.