Als basis van projectmanagement worden in de literatuur altijd de onderdelen faseren en beheersen genoemd. Ik wil het hier over faseren hebben. Faseren wordt terecht gezien als een van de kernen van projectmatig werken. Tegelijkertijd is opmerkelijk dat dit in de taken van de projectleider en/of de projectbeheersers nauwelijks tijd vergt.
Volgens mij zijn hiervoor twee belangrijke oorzaken aan te wijzen, namelijk het gebruik van vaste faseringen en het gegeven dat als de fasering eenmaal is gekozen deze zelden meer hoeft te worden aangepast.
Vaste Fasering
Veel projectenorganisaties hanteren handboeken waarin de fasering volledig is voorgekookt. Het mag duidelijk zijn dat de projectleider er dan vrijwel geen aandacht aan hoeft te schenken.
Zelf ben ik het meest actief in projecten met een technische achtergrond. In deze wereld worden ook standaard-faseringen gehanteerd. Voorontwerp of Voorlopig Ontwerp, Definitief ontwerp, Bestek of Contract, Uitvoeringsontwerp, Realisatie en Oplevering en/of Overdracht. Soms wordt gestart met haalbaarheidsstudies, een variantenonderzoek of een schetsontwerp. Soms worden iets andere benamingen gehanteerd. En afhankelijk van de gekozen manier van samenwerken/contracteren kan de fasering er iets anders uitzien, waarbij de te verrichten werkzaamheden echter wel in ongeveer dezelfde volgorde doorlopen worden.
Kortom ook hier geldt dat het faseren op zichzelf weinig inspanning van de projectleider vraagt.
Fasering aanpassen
Bij het uitvoeren van projecten is er regelmatig bijsturing nodig. Bijvoorbeeld omdat het budget of de beoogde einddatum overschreden dreigt te worden. Dit kan er bijvoorbeeld toe leiden dat een ontwerp nog een keer over de kop moet. Maar, als dat zo is, dan gebeurt dat in de fase waarin je zit. Het leidt niet tot een aangepaste fasering.
Faseringen hoeven eigenlijk alleen te worden herijkt in projecten die afwijken van het “normale”. Projecten waarin de scope en de te hanteren aanpak nog verre van helder zijn in de eerste fasen. In dergelijke projecten kan gedurende een fase sprake zijn van zoveel voortschrijdend inzicht dat met het faseresultaat een herijking van de volledige aanpak, inclusief fasering wordt gepresenteerd.
Dit soort projecten vormt echter een uitzondering op de regel. Je zou zelfs een (academische) discussie kunnen voeren of hier wel sprake is van projecten of van processen. Wat echt wezenlijk verschil maakt en ook om een andere benadering vraagt, maar die discussie voert hier te ver.
Concluderend
Ik kom met de voorgaande gedachten tot een vrij platte maar toch best opmerkelijke conclusie: ondanks het gegeven dat faseren een wezenlijk onderdeel van projectmatig werken is, vraagt het van de projectleider nauwelijks tijd en aandacht.
Waarmee niet is gezegd dat het onbelangrijk is!
