Bij veel efficiencymaatregelen is het maar de vraag of deze daadwerkelijk tot meer efficiëntie leiden.
Soms wordt bijvoorbeeld stellig beweerd dat we allemaal hetzelfde formulier moeten gaan gebruiken. Want, dat is veel efficiënter. De gedachtegang daarachter is dat iedereen zelf zijn formulier bedenkt, daar tijd aan kwijt is en dat die tijd wordt bespaard als er een kant-en-klaar formulier beschikbaar wordt gesteld.
Maar, waar iemand voorheen zijn formulier zelf opbouwde terwijl hij zijn informatie verwerkte, moet hij nu op zoek naar de juiste laatste vigerende versie van het (mogelijk in het kwaliteitssysteem) voorgeschreven formulier. Vervolgens blijkt een dergelijk formulier vaak veel informatie te vragen. Informatie die de gebruiker bij zijn eigen formulier zo overnam uit een ander veld. Of (erger) informatie die hij helemaal niet nodig heeft. Het formulier wordt gebruikt voor een bepaald doel. Voor dat doel is vaak net andere informatie nodig of informatie die op een andere manier is gerangschikt dan het verplichte formulier bevat, bijvoorbeeld omdat een klant dat verwacht. De gebruiker is hevig aan het puzzelen hoe hij zijn informatie toch op een fatsoenlijke manier kan verwerken. In het ergste geval vult hij het vastgestelde formulier zo goed en zo kwaad als het gaat in, waarmee hij gedekt is voor het kwaliteitssysteem, en stelt daarnaast zijn eigen formulier op waarmee hij de informatie op de voor de specifieke situatie van toepassing zijnde manier verwerkt.
Want, als een formulier verplicht is, dan zijn er ook mensen aangesteld om te controleren of het wel gebruikt wordt. Zo gaat dat. Als je die controleurs op je dak krijgt, dan ben je nog meer tijd kwijt, dus dat moet je voorkomen.
Is de voorgaande schets een uitzondering? Helaas, was dat maar waar.
Veel goedbedoelde efficiencymaatregelen leiden onbedoeld tot meer bureaucratie.
Komen ergens veel voorgeschreven vastgestelde formulieren voor dat kan dan is dat een signaal van toenemende bureaucratie. Efficiencymaatregelen zouden het werk van de gebruikers moeten vergemakkelijken, helaas worden ze maar al te vaak ervaren als ballast. Veelal zijn ze dat, ballast, niet meer dan dat.
Dit blog is eerder op mijn oude blog geplaatst
