Projectmanagement algemeen

2

Projectmatig werken of projectmanagement is een managementmethode om werk te ordenen. Het inzetten van deze methodiek is niet overal en altijd gewenst. Er moet sprake zijn van een (eenmalig) uniek en tastbaar eindresultaat. Als het eindresultaat ook tamelijk risicoloos bereikt kan worden door te improviseren of door routinematig te werken, dan ligt projectmatig werken niet voor de hand. Projectmatig werken vergt extra inspanningen. Die inspanningen verdienen zichzelf alleen terug als de methodiek meerwaarde oplevert. Hoe unieker en risicovoller een project, hoe groter het nut van projectmatig werken.

Als improviserend of routinematig werken niet voor de hand liggen is het geen automatisme dat er moet worden gekozen voor projectmanagement. Ook procesmanagement en programmamanagement zijn dan als managementmethode toepasbaar. Programmamanagement moet worden toegepast wanneer via allerlei activiteiten en projecten bepaalde doelen moeten worden gerealiseerd. Procesmanagement moet worden ingezet wanneer doelen niet zijn uitgekristalliseerd en er sprake is van vele conflicterende belangen[i].

Definities

Project

Een project is een unieke bundeling van activiteiten waarbij:

Een concreet en vooraf te definiëren resultaat wordt opgeleverd;
De totstandkoming van dit resultaat een mate van onzekerheid kent;
De realisatie plaatsvindt via een eenmalig niet-routinematig proces;
De opgave een mate van complexiteit kent;
Het resultaat op een vooraf gedefinieerd moment klaar dient te zijn;
De beschikbare middelen (tijd, geld, mensen) schaars zijn en specifiek zijn toegekend aan het project;
De organisatie zich veelal kenmerkt door een multidisciplinaire samenwerking;
De dagelijkse leiding in handen is van een projectleider;
Een projectleider verantwoordelijk is voor het realiseren van het afgesproken resultaat;
Een opdrachtgever verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Projectmanagement

Het gefaseerd en gestructureerd (laten) uitvoeren van een geheel van samenhangende activiteiten met als inzet het realiseren van een concreet resultaat, waarvoor een multidisciplinaire samenwerking noodzakelijk is.

Programmamanagement

Het gedurende een afgebakende tijd (laten) uitvoeren van een geheel van uiteenlopende activiteiten en projecten die in onderlinge samenhang moeten leiden tot een vooraf geformuleerd doel met de daarbij behorende subdoelstellingen.

Procesmanagement

Het (laten) uitvoeren van een geheel van samenhangende of elkaar beïnvloedende activiteiten waarbij actoren met uiteenlopende belangen bijeen worden gebracht met als inzet het bereiken van een (vaak nog abstract) doel.[ii]

De methodiek projectmatig werken

Projectmanagement is een gestructureerde beheersingssystematiek. Kernbegrippen binnen projectmatig werken zijn “faseren” en “beheersen”.

Faseren

Door te faseren wordt een project in de tijd in delen uiteengerafeld. Iedere fase wordt afgesloten met een faseresultaat waarin het eindresultaat van het project nauwkeuriger en gedetailleerder wordt vastgelegd. Voor een gebouw zal voor achtereenvolgende fasen sprake zijn van een schetsontwerp, een voorlopig ontwerp, een definitief ontwerp, een bestek en het gerealiseerde bouwwerk. Aan het eind van iedere fase wordt door de opdrachtgever een besluit genomen over de continuering.
Door te werken met faseringen en beslismomenten wordt geborgd dat tussentijds steeds wordt getoetst of het eindresultaat nog overeen komt met de eisen en verwachtingen van de opdrachtgever.[iii]

Beheersen

Aan projecten worden vanaf de start randvoorwaarden opgelegd. Dit zijn vooral randvoorwaarden op de aspecten tijd, geld en kwaliteit. Daarnaast kunnen ook andere aspecten een rol spelen. In de theorie van het projectmatig werken wordt in Nederland standaard uitgegaan van vijf beheersaspecten, namelijk:

Tijd
Geld
Kwaliteit
Organisatie
Informatie

Deze reeks wordt afgekort in acroniemen. Het meest gebruikt wordt TGKIO, maar ook GOTIK of GOKIT worden regelmatig gebezigd. Afhankelijk van het soort project kunnen er ook andere aspecten zijn die speciale aandacht vragen.

Beheersing vindt continu plaats. Aan het eind van iedere fase (of vaker) wordt de stand van zaken opgemaakt en de eindprognose geactualiseerd[iv]

Geschiedenis Projectmanagement

Projectmanagement is ontstaan met de ontwikkeling van planningsmethodieken. Er is een tijd geweest waarin projectmanagement vrijwel synoniem was met planning. Al vrij snel heeft uitbreiding plaatsgevonden met de beheersaspecten “geld” en “kwaliteit”. Nog weer later zijn daar “informatie” en “organisatie” aan toegevoegd.
In de jaren negentig van de vorige eeuw is de menskant van projecten benadrukt. Er heerste sterk het gevoel dat de methodiek te instrumenteel werd benaderd. Uiteindelijk moet alle werk door mensen worden verricht. Vandaar dat zaken als motivatie, teamsamenstelling, en dergelijke toen veel aandacht hebben gekregen.
In het begin van de 21^ste eeuw staan we voor de opgave om de potentiële starheid van projectmatig werken te verzoenen met de veranderingssnelheid in de projectomgeving.[v]

November 2004

[i] Binnen projecten zijn de startfasen altijd procesmatiger dan de latere fasen. Het kan soms gerechtvaardigd zijn om in die startfasen niet te werken met harde deadlines. In een proces kunnen die zich tegen de initiatiefnemer keren. “Tegenstanders” van het project voelen haarfijn aan dat zij aan harde deadlines macht ontlenen. Door langzaam aan te reageren wordt de druk voor een projectleider groot. Hij zal daardoor eerder de neiging krijgen om toe te gaan geven aan eisen en wensen van de “tegenstanders”. Lees ook pm3.markensteijn.com/proces.htm.

[ii] De definities zijn ontleend aan: Markensteijn, P.H., “Positionering Grote Strategische Projecten Provincie Zuid-Holland”, Provincie Zuid-Holland, 2004.

[iii] Faseren is nader uitgewerkt op de volgende pagina: pm3.markensteijn.com/faseren.htm.

[iv] Beheersen is nader uitgewerkt op de volgende pagina: pm3.markensteijn.com/projectcontrol.htm.

[v] Lees hierover meer op: pm3.markensteijn.com/proces.htm. Maar ook:
Gras, C., "Visie en leiderschap. Competente projectmanager geeft team en richting én vertrouwen", Projectie, oktober 2004 (dit betreft een interview met Pieter Winsemius) en:
Gras, C., "Projectmanagement als ontdekkingsreis. Henk Bellinga: "Onzekerheden vragen om nieuwe competenties"", Projectie, oktober 2004 (een interview met Henk Bellinga).

Aanvullende informatie op deze website

De basis van het model
Een toelichting op de basis van de piramide en op de drie hoeken van het pm3-model.

Slagkracht
Over de slagkracht van projectmatig werken.

Het projectplan
Informatie over het projectplan. Wat moet er in staan?

Projectbeheersing
Over beheersing en beheersaspecten.

Het individu, de groep en de het-kant
Over de menselijke en instrumentele kant van projecten.

Projectsucces
Wat maakt een projectsuccesvol?

Verwachtingenmanagement
Over de betekenis van verwachtingen in projecten.

Projectenwerk en organisatiecultuur
Over het belang van de organisatiecultuur voor projectmatig werken.

Best practice
Vaak worden projecten als taakvolwassener gezien als er meer instrumenten, procedures, e.d. zijn ingevoerd. Dat is onzin!

SMART en FUZZY
Over het SMART- en het Fuzzy-principe en de relatie daarvan met projectmanagement.

Innovatie
Innovatie en projecten, een onmogelijke combinatie?

Woordenlijst, index
Lijst van gebruikte begrippen met links naar pagina's binnen het gedeelte van deze site over het PM3-model.

Aanvullende informatie op internet

LinkedIn groep rond het PM3-model

Uniciteit projecten
http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/514-uniciteit-projecten

Projectmatig werken, de roots
http://www.markensteijn.com/de_roots.htm

Standaardisatie van projecten, niet doen!
Weblog van de auteur van deze site over de redenen waarom standaardisatie van het projectmatig werken niet passend is.

https://www.markensteijn.com/index.php/projectmanagement/123-het-pm3-model
Het PM3-model. Een artikel waarin het PM3-model wordt geïntroduceerd.