Noodzaak mandaat
Autonomie projectleiders
Ruimte krijgen = vertrouwen geven
Meer mandaat = meer verantwoording afleggen
En de opdrachtgever?
Noodzaak mandaat
Een projectleider heeft mandaat nodig. Zonder mandaat wordt aan het project de stuurkracht onthouden die juist de bestaansreden vormt van projectmatig werken[i]. Idealiter heeft de projectleider dus een fors mandaat. Heeft hij dat zelf niet dan heeft zijn opdrachtgever dat wel. Zonder mandaat is projectmatig werken een bijzonder stroeve bezigheid.
Met mandaat kan een project soms vrijwel autonoom door de projectorganisatie worden gerealiseerd. Projectleiders met een beperkt mandaat dromen vaak van een dergelijke autonomie.
Autonomie projectleiders
Van projectleiders wordt verwacht dat ze proactief zijn en verantwoordelijkheid nemen. Ze moeten functioneren als volwaardig onderdeel van het management van een organisatie. Zij moeten dus niet alleen maar doen wat anderen verlangen, maar in hoge mate zelf leiderschap vertonen. Dit vraagt om bevoegdheden. Wie bevoegdheden heeft is in min of meerdere mate autonoom. Wie autonomie bezit moet verantwoording afleggen. Tussen autonomie en de mate van verantwoording afleggen bestaat een ruilverhouding. Heel vaak is deze verhouding scheef. Mensen moeten dan wel heel veel verantwoording afleggen, maar bezitten nauwelijks autonomie. Dat is onzinnig.
Ruimte krijgen = vertrouwen geven
Volledige autonomie is voor de projectleider een illusie.
Projecten worden uitgevoerd om bepaalde doelen van de opdrachtgevende organisatie te verwezenlijken. Projecten staan dus niet op zich, maar dienen een hoger/ander doel. Dat doel is de opdrachtgevende organisatie het project waard, maar niet (veel) meer dan dat. Er worden dus beperkingen gesteld aan het beschikbare budget en aan de doorlooptijd. De projectleider is de eerstverantwoordelijke om te zorgen dat het project binnen tijd, geld en vereiste kwaliteit gereed komt. Zolang hem dat lukt moet hij gewoon door kunnen werken zonder van allerlei anderen toestemming nodig te hebben.
Om de ruimte te krijgen die hij nodig heeft moet de projectleider wel zorgen dat de opdrachtgevende organisatie het vertrouwen heeft dat het project goed loopt. Dat vertrouwen biedt hij door over zijn activiteiten, de stand van zaken en de risico’s verantwoording af te leggen.
Hierin ligt de beperking van de autonomie van ieder project en iedere projectleider. Hoe meer mandaat, hoe meer verantwoording moet worden afgelegd[ii].
Meer mandaat = meer verantwoording afleggen
Autonomie en het afleggen van verantwoording zijn sterk gerelateerd en niet tegenstrijdig.
Wie geen mandaat heeft, heeft formeel gezien geen (of weinig) verantwoordelijkheid, wie een ruim mandaat heeft, heeft veel verantwoordelijkheid. Wie veel verantwoordelijkheid heeft, heeft veel te verantwoorden. Dus geldt ook dat meer mandaat betekent dat meer afleggen van verantwoording mag worden verwacht.
De mate van verantwoording afleggen en de hoogte van het mandaat verhouden zich recht evenredig met elkaar. Hoe meer mandaat, hoe meer verantwoording moet worden afgelegd, hoe minder mandaat, hoe minder verantwoording.
De prijs voor het krijgen van ruimte is dus dat meer verantwoording moet worden afgelegd.
En de opdrachtgever?
Naast de mate van verantwoording afleggen is er nog een beperking aan de autonomie van de projectleider. Een projectleider moet voor scopewijzigingen altijd terug naar zijn opdrachtgever. Ook waar bij kleinere wijzigingen (die niet tot wijziging van de scope leiden) sprake is van een keuze is het vaak verstandig de opdrachtgever er bij te betrekken. Vaak is het zelfs logisch dat de opdrachtgever de keuze maakt. Hij is niet voor niets opdrachtgever!
November 2005
[ii] Er zijn ook organisaties die hun projectleiders ieder mandaat onthouden en tegelijkertijd om heel veel aflegging van verantwoording vragen. Dat is heel merkwaardig. Het gaat volledig in tegen het karakter van projectmatig werken. Iemand die weinig bevoegdheid krijgt kan nooit veel verantwoordelijkheid dragen. Om dan wel veel verantwoording door zo iemand te laten afleggen is vreemd. De potentiële slagkracht van projectmatig wordt op die manier niet benut, terwijl de projectleider ook nog eens met veel ballast wordt opgezadeld.
Aanvullende informatie op deze website
De slagkracht van projectmatig werken
Over de stuur-, daad- en slagkracht die met projectmatig werken kan worden bereikt.
Het mandaat van de projectleider
Over mandatering.
Autonomie
Ook de WRR wijst op het belang van autonomie in het werk.
Aanvullende informatie op internet
Teal projecten?
Het teal organiseren van projecten kan veel tijd- en financiële winst opleveren.
