Al lezend kwam ik het begrip vuilnisvatbesluitvorming tegen. Het is herkenbaar. Wanneer ik nader op dit onderwerp inga, zullen de meeste mensen er iets herkenbaars in vinden. In dit stukje belicht ik de leiderschapseigenschappen als capaciteiten die zorgen dat er juist geen vuilnisvatbesluitvorming plaatsvindt.
De Caluwé en Vermaak schetsen in hun boek Leren veranderen de vuilnisvatbesluitvorming. Wat de auteurs er precies mee willen wordt in de tweeëneenhalve[i] pagina´s tekst niet geheel duidelijk. Wat het vuilnisvat is wel.
Startpunt is de volgende definitie van een organisatie:
Een organisatie is een verzameling keuzemomenten die een probleem vereist, onderwerpen en gevoelens die zoeken naar situaties waarin ze gelucht (geuit) kunnen worden, oplossingen die naar onderwerpen of problemen zoeken waarop zij een antwoord kunnen zijn en beslissers die naar werk zoeken.
Vuilnisvatbesluitvorming vindt daar plaats waar veel en oeverloos wordt vergaderd. Vuilnisvatbesluitvorming is eigenlijk geen besluitvorming. In een voorbeeld schetsen de auteurs een kenmerkende vergadersituatie. Een probleem wordt ingebracht. Aan dat probleem worden associatief allerlei andere problemen gekoppeld. Er ontstaat een kluwen problemen. Er wordt hevig gediscussieerd. Ieder houdt vast aan zijn eigen probleem. Een gezamenlijk probleem wordt niet gezien of onderkend.
De auteurs stellen dan:
Het vuilnisvat is vol! En het wordt steeds moeilijker het te legen. Want door het voorstel en de discussies is de betrokkenheid toegenomen en de te nemen beslissing wordt van groter gewicht. Het risico dat er een ´verkeerde´ beslissing wordt genomen, wordt ook steeds groter (niemand krijgt zijn zin en niemand staat erachter). Het beste is dus om (voorlopig?) de beslissing uit te stellen en ´alles nog eens goed op een rij te zetten´. Maar ook de risico´s worden groter. Hoe langer keuzemomenten openblijven, hoe meer problemen erin gestopt kunnen worden, dat wil zeggen hoe meer onopgeloste kwesties erbij gesleept kunnen worden.
Verderop wordt geconcludeerd dat sprake is van “geaccepteerde niet-samenwerking”, dat er contraproductief wordt gecommuniceerd en dat vergaderingen het karakter van een ritueel hebben gekregen.
Hoewel een herkenbaar probleem laat een echte leider deze situatie niet ontstaan. Een leider zal de discussie sturen, of hij nou voorzitter is of niet!
Het begrip vuilnisvatbesluitvorming kan worden gebruikt om enkele leiderschapskwaliteiten nader te belichten. Als een leider geen vuilnisvatbesluitvorming laat plaatsvinden, welke eigenschappen maken hem dat dan mogelijk? Twee zaken zijn daarbij manifest.
Het belangrijkste is dat een leider een visie heeft. Op basis van zijn materiedeskundigheid[ii] en analytisch vermogen weet hij wat er in de omgeving van zijn organisatie speelt en weet hij waar hij heen wil. Die visie maakt het hem mogelijk om opspelende problemen in een kader te plaatsen. Met zijn visie en intuïtie[iii] voelt hij de richting van de oplossing voor hij er rationeel over heeft nagedacht. De oplossing ontstaat dan vanzelf. Vergaderen over het probleem gebeurt dan om anderen kennis te laten nemen van het probleem en om draagvlak te creëren voor de oplossing. Ook is overleg nuttig om problemen en weerstanden (de zogenaamde “dikke bomen in het bos”) die horen bij die oplossing op tafel te krijgen. De oplossing kan robuuster worden gemaakt door de dikke bomen mee te nemen. De zorgen van betrokkenen, horend bij de oplossing, worden daarmee serieus genomen en uiteindelijk weggenomen.
Om het voorgaande te realiseren moet de leider beschikken over een open instelling, creatieve vermogens en, last but not least, over het vermogen anderen te overtuigen. Sociale vaardigheden en overtuigingskracht zijn absolute randvoorwaarden om weerstanden te overwinnen en zeker om loyaliteit bij medewerkers te behouden die, ondanks alle inspanningen, aversie behouden tegen een gekozen richting.
Want ook dat is leiderschap: beslissingen durven nemen waar (volledige) consensus ontbreekt.
Kaprun, 12 augustus 2002, Bijgewerkt: 19 oktober 2012
Dit boek op managementboek.nl en op bol.com.
[i] Caluwé, L. de & Vermaak, H., Leren veranderen, Samson, 2001
[ii] Zie artikel De legitimiteit van leiderschap ontrafeld voor de leiderschapseigenschappen
[iii] Lees: intuïtie en leiderschap
