Op zoek naar een delicaat evenwicht
In dit zeer beknopte artikel wordt aandacht besteed aan het fenomeen planning & control en de uitwassen daarvan. Het geboorterecht van planning en control komt aan de orde, het doorschieten ervan en het zoeken naar evenwicht tussen de omvang van planning en control en de inzet ten behoeve van het primaire proces. Na een uitwijding over de inzet van planning en control als oplossing voor problemen wordt gesproken over de richting waarin planning en control zich zou moeten ontwikkelen.
Verantwoordelijkheid en informatiebehoefte
Wie verantwoordelijkheid draagt wil dat aan hem verantwoording wordt afgelegd. Terecht. Elke verantwoordelijke verwacht actief te worden geïnformeerd. Als zo iemand niet wordt geïnformeerd dan zal hij die info zelf halen. Ziedaar de situatie waaraan planning en control haar geboorterecht ontleent.
Het geven van info kost degenen die verantwoording verschuldigd zijn vaak veel tijd. Hoe meer verantwoordelijken, hoe meer info wordt verwacht of gevraagd. Hoe meer info nodig is, hoe meer tijd medewerkers kwijt zijn aan het genereren ervan. Hoe meer info wordt gevraagd, hoe minder er wordt gewerkt aan het te leveren product.
Verantwoordingsterreur
Het afleggen van verantwoording kan de vorm van terreur aannemen. Medewerkers hebben een lijnverantwoordelijke, maar daarnaast ook nog projectmanagers, planners, kwaliteitsmanagers, cost controllers, accountants en soms zelfs klanten (Jawel! Door de medewerkers worden ze nog niet helemaal vergeten.) aan wie zij verantwoording verschuldigd zijn. Dat hun werk niet altijd op tijd afkomt (of van onvoldoende kwaliteit is) is dan eigenlijk geen wonder.
Maar, wat er gebeurt als het werk niet afkomt is pas echt contraproductief. Als het werk niet afkomt en alles vastloopt is de natuurlijke neiging van het management om te kiezen voor meer controle. Die controle zou er toe moeten leiden dat er meer en sneller productie wordt gemaakt. Het netto-effect is echter dat de medewerker geplaagd wordt met nog meer vraag naar informatie, waardoor hij per saldo meer tijd kwijt is aan niet primaire taken.
Waar sprake is van controleterreur moet worden geconstateerd dat het primaire proces haar primaat dreigt te verliezen, of erger dat het dat primaat al heeft verloren.
Evenwichtige controle?
Het vinden van evenwicht is een delicate taak. Er is geen recept voor te geven, vrees ik. Ik neig er in ieder geval naar te kiezen voor beperkte controle en het leggen van zoveel mogelijk verantwoordelijkheid bij de medewerker zelf in plaats van bij de inzet van hele hordes managers en controllers. Liever op de rand van “te weinig controle” en soms wat foutjes, dan de stroop en ergernis van de controleterreur!
Planning en control, first things first?
Organisaties presteren soms (of is het vaak?) niet naar verwachting. Vaak wordt begonnen met het op orde brengen van de planning en control systematieken. Beter zou zijn de werkelijke structurele kernproblemen aan te pakken (en daarna de planning en control op orde te brengen). Begint men met de planning en control dan constateren al die nieuwe controllers de oude problemen steeds opnieuw (en nog vaker dan vroeger) en pesten daar de medewerkers over aan. Dat aanpesten kost weer tijd, waarmee de kans dat de structurele problemen worden opgepakt weer wordt verkleind. Daar heeft immers helemaal niemand meer tijd voor.
Control als zorgtaak
Nog een laatste opmerking over planning en control. Van controllers wordt doorgaans horzelgedrag verwacht. Zij moeten problemen signaleren en mensen aanpesten om verbetering in de (vermeende) problemen te brengen. Deze opvatting ten aanzien van planning en control is volstrekt onwenselijk. Allen die zich met planning en control bezig houden (behalve de accountant) dienen juist het primaire proces te ondersteunen. Planning en control medewerkers behoren de werkers in het primaire proces niet aan te pesten dingen te doen waar ze nauwelijks tijd voor hebben (en waar ze wellicht ook geen verstand van hebben). Zij horen zich daarentegen juist in te spannen die zorgen uit handen van de werkers te nemen.
Samenvattend: van controleterreur naar een control vol zorg
Waar controleterreur heerst staat het primaire proces niet centraal (laat staan zoiets exotisch als “de klant”). “Control” moet, is nuttig, maar mag niet ten laste gaan van het werken aan te leveren producten. Planners en controllers zouden als doel moeten hanteren medewerkers zoveel mogelijk te vrijwaren van planning en control activiteiten. Planning en control activiteiten zijn de zorg van de planning en control medewerkers, niet van hen die werken aan het product zelf. Althans zo hoort het te zijn.
Armaçâo de Pēra, 6 mei 2002
Nagekomen noot, d.d. 5 oktober 2002: zie ook het artikel AllesZonderControle van Rolph Pagano dat afgelopen week op internet werd gepubliceerd. Het is bereikbaar via onderstaande link:
http://www.managementsite.net/content/articles/373/373.asp
