Geen project loopt zoals vooraf bedacht. Ervaren projectleiders gaven het schoorvoetend toe in een sessie waarin ik hen ernaar vroeg. Nee, inderdaad. Misschien was er weleens een klein, eenvoudig, kortlopend project dat conform het projectplan was uitgevoerd, maar grotere, langer lopende of complexere projecten? Nee.
Projectplannen verliezen daardoor snel hun waarde. Er doen zich allerlei zaken voor die invloed hebben op de organisatie, de scope, de vergunningen, de planning, de kosten, de opbrengsten, de risico’s, de kansen. Uitgangspunten behoeven steeds aanpassing, eisen en verwachtingen moeten heroverwogen worden en de projectleider moet daar met zijn team flexibel en creatief op inspelen.
Een klassiek projectplan waarin je bij de start van een project bepaalt wat je wanneer gaat doen is snel verouderd. De blauwdruk verbleekt binnen de kortste keren. En dat is niet erg, want het team kan het vaak niet of nauwelijks beïnvloeden. Het team doet het niet slecht als de blauwdruk niet gevolgd kan worden.
Binnen klassiek projectmanagement is dit vloeken in de kerk. Want je legt immers aan het begin je ‘baseline’ vast om hem te volgen. Je beheerst je beheersaspecten door steeds te kijken wat er gebeurt ten opzichte van de ‘baseline’. Je stuurt bij om vooraf vastgelegde doelen te bereiken.
Natuurlijk, het is nog steeds gewenst dat je streeft naar het behalen van de vooraf bepaalde ‘baseline’. Niet op elk onderdeel, maar wel waar het om de visie, om de bedoeling, van het project gaat. Maar, een beweeglijke wereld vraagt erom dat je bij afwijkingen voortdurend wikt en weegt, vooral heroverweegt, ga je het oorspronkelijk bedachte projectresultaat nog halen, moet je niet stoppen, hoe kan je toch richting het gewenste resultaat bewegen? Wat moet er anders? Wat is belangrijk, wat niet, waar gaat het echt om?
Er begint zich iets af te tekenen. Het gaat er niet om aan alle in het projectplan vastgelegde zaken te voldoen. Het gaat om de bedoeling van het project, de ‘purpose’.
En met het begrip ‘purpose’ leg ik graag een relatie met holacracy (voor meer info, lees: “Holacracy en ik”). Holacratische organisaties richten zich op de ‘purpose’. Als een project zich meer richt op de ‘purpose’, dan ligt het opeens voor de hand om ook een project holacratisch aan te pakken. Daar is nog meer voor te zeggen.
Holacracy is flexibel en helder tegelijk. De organisatie kan continue worden aangepast, maar ligt wel steeds helder vast. Het “hoe” leg je juist niet vast. Je laat het aan de deelnemers over hoe zij het project aanpakken. Holacratisch projectmanagement is kiezen voor voortdurende aanpassing aan de werkelijkheid in plaats van voor de blauwdruk van het klassieke projectmanagement en het klassieke projectplan.
Wordt vervolgd ...
Lees ook “Evolutie en holacratisch projectmanagement”
