Sommige waarheden zijn niet te ontkennen. Maar, die waarheden leveren daarmee nog geen bewijs voor de meerwaarde van bepaalde zaken.
Oké, ik geef het toe, dat klinkt wel heel abstract en mogelijk zelfs vaag.
Wat bedoel ik ermee?
Ik heb het in dit blog vaak over de overmaat aan regels en procedures waaronder medewerkers in veel organisaties gebukt gaan. Ik maakte eens een keer een opmerking over alle controles en alle meekijkers en -lezers die soms op documenten worden vereist vanuit procedures en handboeken. Specifiek ging het over een zogenaamde ‘peer review’, waarbij een collega meeleest in een document. Voor een bepaald document waarvoor dat eerder niet zo was werd opeens ook een ‘peer review’ verplicht gesteld. In mijn ogen ging het hier om een niet al te belangrijk document. Waarom daar ook opeens een ‘peer review’ op werd geëist, ik weet het niet? En ik sprak er, zoals gezegd, mijn verbazing over uit.
Een collega maakte toen de opmerking dat de ‘peer-reviews’ zoveel opleverden. De aanwezige manager voelde zich daardoor gesterkt en concludeerde dat er altijd een ‘peer review’ moest plaatsvinden tenzij er heel goede argumenten waren om het niet te doen. In de praktijk betekent dat, volgens mij, dat je maar beter altijd een ‘peer review’ kan laten doen, want anders moet je de verantwoordelijken ervan overtuigen dat die niet nodig is. En dat laatste kost je waarschijnlijk meer tijd en inspanning dan het laten doen van die ‘peer review’. Maar, daar gaat het me hier niet om.
Mijn collega toonde zich blij, hij vertelde over iets (de resultaten van ‘peer reviews’) waar hij blij van werd. En zijn observatie viel niet te ontkennen, want werd hij er blij van, dan is dat nu eenmaal zo. Maar, dat maakte zijn opmerking nog niet tot bewijs dat ‘peer reviews’ altijd nuttig waren en dat deze verplicht gesteld moesten worden.
Want waarom bewijst de opmerking van deze collega niets?
- Wel, ten eerste, wat voor hem geldt, dat hoeft niet voor mij of een ander te gelden.
- Niemand weerhoudt iemand ervan een ‘peer review’ te vragen, maar wordt deze als verplichting opgenomen in de regels dan wordt het mij opgedrongen. Terwijl ik het vaak alleen als extra ballast zie.
- En: goed is goed genoeg. Documenten voldoen algauw, ook als ze niet perfect zijn. Het nastreven van perfectie kost onevenredig veel tijd, terwijl er weinig door wordt toegevoegd. De bekende 80/20-regel is hier echt van toepassing. 80% van het resultaat wordt bereikt in 20% van de tijd, de laatste 20% kost 80% van de tijd. Je kan dus meestal maar beter voor de 80% gaan. Dit staat bekend als het het Pareto-principe.
- Veel documenten spelen maar heel kort een rol in bijvoorbeeld besluitvorming, nadat het document is behandeld kijkt er zelden tot nooit meer iemand naar.
Dus daarom. Als iemand stelt dat een extra ‘peer review’ op documenten vaak iets oplevert, dan is dat voor hem ongetwijfeld een waarheid. Maar, die waarheid bewijst zeker niet dat het nuttig of verstandig is om altijd op alle documenten een ‘peer review’ te houden.
