Een projectleider moet de weg bepalen die hem naar zijn doel brengt. Bij aanvang weet hij de beoogde bestemming, maar hoe hij er moet komen zal hij nog uit moeten vinden. Soms werkt het om eenvoudigweg een route uit te stippelen. Is de bestemming helder en ligt deze in bekend, geciviliseerd, goed begaanbaar terrein, dan zal de uiteindelijk bewandelde weg weinig afwijken van de oorspronkelijk beoogde. Weinig, want onverwachte obstakels als “dikke bomen op de weg”, valkuilen en doodlopende wegen zijn er altijd, soms in meerdere, soms in mindere mate.
Op zijn weg komt de projectleider vele obstakels tegen. Het bereiken van het doel met inachtneming van de randvoorwaarden en eisen vergt veel en vaak handelend optreden, oftewel bijsturing. De projectleider moet onmiddellijk op kunnen treden, hij moet zelf (binnen bepaalde grenzen) kunnen bepalen wat hij doet. Hij moet, kortom, beslissingsbevoegdheid hebben.
Beschikt een projectleider niet over voldoende mandaat, dan kan hij de weg slechts afleggen met onnodig veel vertraging. Vertraging die hem niet kwalijk is te nemen. Ook kan het gebrek aan beslissingsbevoegdheid ertoe leiden dat een projectleider soms kansen moet laten schieten of met lede ogen moet aanzien dat zich nieuwe risico´s voordoen die er voorheen niet waren.
Mag een projectleider niet zelf beslissen dan is hij soms ook de kortere weg die hij plotseling waarneemt allang voorbij voor hij toestemming krijgt om dat kortere pad te volgen. En, die scheur in de weg is te breed geworden om nog overheen te springen tegen de tijd dat hij toestemming krijgt om te springen.
Maar al te vaak worden mensen tot projectleider benoemd zonder dat hen een afdoende mandaat wordt toegekend. Vervolgens worden ze wel geheel verantwoordelijk gehouden voor het volledige projectresultaat. Dit ondanks het feit dat het hen aan beïnvloedingsmogelijkheden ontbreekt om dat resultaat te bereiken.
Een projectleider moet over mandaat beschikken. Projectleiders benoemen maar geen mandaat verlenen is een halfhartige vorm van projectmatig werken. Het ontbreekt daarbij aan durf. Er wordt niet volledig gebruik gemaakt van de sturingskracht die projectmatig werken kan opleveren ten opzichte van het uitvoeren van werkzaamheden via de lijnorganisatie.
Dit is niet alleen een gemiste kans, maar leidt ook tot een onterechte bejegening van projectleiders.
Oftewel: een projectleider is pas een projectleider als hij over voldoende mandaat beschikt. Zonder mandaat is hij slechts een veredelde coördinator die in het ergste geval als voetveeg voor het lijnmanagement fungeert in geval er iets misgaat.
De weg is onvoorspelbaar en hobbelig. De projectleider zit aan het stuur. Wie aan het stuur zit moet kunnen sturen. Zo simpel is dat.
November 2004
Aanvullende informatie op deze website
De slagkracht van projectmatig werken
Over de stuur-, daad- en slagkracht die met projectmatig werken kan worden bereikt.
Autonomie, verantwoordelijkheid en verantwoording
Over autonomie, bevoegdheid, verantwoordelijkheid en het afleggen van verantwoording.
Lijnmanagement
Over de rol van het lijnmanagement binnen projecten.
