Typen projectorganisaties
De rollen en relaties (lijn- versus projectorganisatie)
Taken, verantwoordelijkheden van het lijnmanagement
Budgetbeheer
Financiële verantwoording
Verantwoordelijkheid bij problemen
Typen projectorganisaties
Binnen het projectmatig werken moeten keuzes worden gemaakt over de verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen het lijn- en het projectmanagement. In het navolgende schema wordt dit weergegeven.
Links in het schema is sprake van een zuivere projectorganisatie (alle sturing bij de projectleiding), rechts is sprake van een zuivere lijnorganisatie (alle sturing bij het lijnmanagement).
Vrij vaak zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld tussen het lijn- en het projectmanagement. In die gevallen is de organisatie een tussenvorm tussen de zuivere lijn- en de zuivere projectmanagementorganisatie.
Een algemene regel is: hoe groter en complexer de projecten, hoe meer bevoegdheden bij de projectleider moeten liggen.
In een zuivere lijnorganisatie is het lijnmanagement verantwoordelijk voor invulling van alle drie de bazenrollen, terwijl dit in de zuivere projectorganisatie geldt voor het projectmanagement.
Een zuivere lijnorganisatie werkt per definitie, ongeacht wat mensen binnen die organisatie daar zelf over beweren, niet projectmatig.
Zuivere projectorganisaties zijn zeldzaam. Er is dus bijna altijd sprake van een verdeling van rollen en functies en van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden).
Er is altijd spanning tussen lijn en project. Dit hoort bij projectmatig werken. Zolang er samenwerking is tussen het lijn- en projectmanagement kan dit spanningsveld constructief en creatief worden benaderd.
De rollen en relaties (lijn- versus projectorganisatie)
De rollen van Beheerbaas en Vakbaas zijn vrijwel altijd ingevuld door lijnmanagers. De rol van Werkbaas is die van de projectleider.
Het meest evidente raakvlak van de lijn- en projectorganisatie is daar waar over de bemensing van projecten wordt beslist. De projectleider (of opdrachtgever) vraagt als werkbaas capaciteit en middelen aan bij de beheerbaas en verwacht van de vakbaas dat die de kwaliteit van de inbreng en van de te leveren producten borgt.
Taken, verantwoordelijkheden van het lijnmanagement
Het lijnmanagement steunt en faciliteert de realisatie van projecten door toekenning van middelen, mensen en adviezen. De basis hiervoor is het projectplan.
Gebruikelijke verantwoordelijkheden van het lijnmanagement voor projecten zijn:
- Het leveren van gekwalificeerde projectteamleden (vakbaas / beheerbaas);
- De beoordeling en ontwikkeling (beheerbaas) van medewerkers die in projecten werken;
- Het bewaken van projecten op programmaniveau;
- Het bewaken van de kwaliteit van de projectbeheersing v.w.b. systemen, methodieken, vakkennis, e.d. (vakbaas).
Bijbehorende taken van het lijnmanagement zijn:
- Het aanstellen van de opdrachtgever (voor zover de opdrachtgever geen externe is);
- Het aanstellen van de projectleider;
- Het toewijzen van projectteamleden;
- Het houden van “regelmatig” overleg met de opdrachtgever en de projectleider om te bepalen of het project adequaat wordt aangepakt;
- Het rapporteren over projecten op programmaniveau;
- Het zorgen voor de ondersteuning van het project vanuit stafeenheden (bijvoorbeeld het leveren van informatie over tijd en geld);
- Het zorgen voor onafhankelijke controle van de bedrijfsvoering van het project (bijvoorbeeld: aansluiting op jaarbegroting, de planning & control-cyclus en steekproefsgewijze controle op de projectbeheersing).
Budgetbeheer
Vaak worden de budgetten, die aan een project beschikbaar worden gesteld, beheert door het lijnmanagement. Bijvoorbeeld op basis van investeringsprogramma’s. Hierdoor ontstaat rond te starten projecten de volgende taakverdeling:
- De projectleider verzorgt een raming waarmee budget kan worden aangevraagd bij de opdrachtgever;
- De opdrachtgever vraagt het budget aan bij het lijnmanagement;
- Het lijnmanagement wijst budgetten toe aan projecten;
- De opdrachtgever (of de projectleider) beschikt over het toekende budget;
- De projectcontroller rapporteert over tijd en geld aan de projectleider;
- De projectleider rapporteert over de stand van zaken en eventuele afwijkingen (negatief en positief) aan de opdrachtgever;
- De opdrachtgever vraagt extra budget aan bij het lijnmanagement op basis van de gerapporteerde afwijkingen (of draagt budget af, als dit bij sluiting van het project over blijft).
De bevoegdheden van het lijnmanagement moeten passen bij de verantwoordelijkheden. Dit lijkt een dooddoener, maar helaas komt het (zeker binnen de overheid) nogal eens voor dat direct leidinggevenden van projectleiders zware verantwoordelijkheden hebben ten aanzien van de projecten in hun groep, maar dat zij geen formele mandaten hebben om aan die verantwoordelijkheden passend invulling te geven.
Financiële verantwoording
Lijnmanagement en opdrachtgever sturen (alleen) op die zaken waarvoor ze verantwoordelijk zijn en leggen daarover verantwoording af. Ook een dooddoener lijkt het, maar ook hiervoor geldt dat je vaak ziet dat het lijnmanagement verantwoording moet afleggen over projectmatige zaken die behoren te worden verantwoord door de projectleider aan zijn opdrachtgever.
Verantwoordelijkheid bij problemen
Bij problemen binnen een project is de verantwoordelijkheid (en het eigenaarschap voor de oplossing) afhankelijk van de aard van het probleem. Deze ligt bij de opdrachtgever (werkbaas) als het probleem projectinhoudelijk is (inclusief de beheersaspecten) of bij het lijnmanagement (vakbaas, beheerbaas) als het probleem vakinhoudelijk is of draait om kwaliteit of kwantiteit van de bemensing.
Wanneer opdrachtgeverschap binnen de zelfde organisatie zit als de opdrachtnemersrol, dan is een Intensieve samenwerking tussen opdrachtgever en lijnmanagement noodzakelijk.
December 2012
Aanvullende informatie op deze website
Projectmanagement algemeen
algemene introductie in het projectmatig werken of projectmanagement.
Het projectplan
Informatie over het projectplan. Wat moet er in staan?
Werken in projecten
Over het inzetten van mensen op projecten in organisaties.
Het projectteam
Over teambuilding en teamrollen.
Drie bazen
De drie bazenrollen in het projectmatig werken.
Opdrachtgever
Over de rol van de opdrachtgever.
Bestuurders en het project
Over de positie van bestuurders in projecten.
Aanvullende informatie op internet
http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/603-taaksplitsing
Een vergaande taaksplitsing in een organisatie maakt het voor de projectleider niet altijd gemakkelijker!
Rapporteer!, http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/620-rapporteer-mij
Over lijnmanagers die zich positioneren door hun medewerkers als direct reports te beschouwen.
Het ongemak met "blauw", http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/622-het-ongemak-met-blauw
Lijnmanagers komen uit een "blauwe" wereld en voelen zich ongemakkelijk bij projecten.
De illusionisten, http://www.markensteijn.com/index.php/weblog/629-de-illusionisten
Lijnmanagers hebben het projectmanagement gekaapt, zo lijkt het.
