Projectevaluatie

Onderwerpen voor de evaluatie.
Omvang van de evaluatie.
Vastlegging.
Kwetsbaarheid.
Ruimte voor afwijkende meningen.
Het vervolg

.

Projecten zijn uniek. Ieder project levert leerpunten op. Ieder project moet worden geëvalueerd om opgedane ervaringen bij volgende projecten te kunnen gebruiken. Evaluaties hebben meer nut naarmate de opgedane ervaringen breder worden gedeeld.  Het gaat er niet alleen om dat de projectleider en het projectteam van het project en de projectevaluatie leren, maar dat ook collega’s en andere betrokkenen hier hun voordeel mee kunnen doen.

Onderwerpen voor de evaluatie

Bij de projectevaluatie moeten de navolgende onderwerpen aandacht krijgen:

• Afwijkingen ten opzichte van het projectplan;
• Klachten en schades;
• De beheersaspecten:
  • Tijd;
  • Geld;
  • Kwaliteit;
  • Informatie;
  • Organisatie;
• De evaluaties van leveranciers (indien beschikbaar);
• Meningen van opdrachtgever, beheerder, gebruikers en andere relevante betrokkenen

Nogmaals, de nadruk moet liggen op bijzonderheden. Wat ging er goed en fout? Wat kan beter of anders? Wat ging dermate goed dat anderen er ook iets aan zouden kunnen hebben?

Omvang van de evaluatie

Voor kleinere projecten is het meestal niet gerechtvaardigd om veel tijd en geld te steken in een projectevaluatie. Een evaluatie van een klein project kan worden beperkt tot het invullen van een eenvoudig formulier, waarop per onderwerp de bijzonderheden worden ingevuld.
Voor grotere projecten kan meer tijd in de evaluatie worden gestopt.
Zoals zo vaak bij projectmatig werken geldt ook hier weer dat het unieke project bepalend is voor de invulling van de aanpak. Gezond verstand zal moeten bepalen hoe (uitgebreid) de evaluatie wordt opgepakt.

In een project waar zaken mislopen kan het zeer nuttig zijn om ook tussentijdse evaluaties uit te voeren. Bij sommige projecten kan een bepaald aspect zo belangrijk zijn dat dit in de evaluatie extra aandacht behoeft.

Vastlegging

Een projectevaluatie is er op gericht ervaring toegankelijk te maken voor anderen. Vastlegging is daarom noodzakelijk. De nadruk bij vastlegging moet er op gericht zijn vooral leerpunten en andere bijzonderheden vast te leggen. Hou het wel beknopt. Dat nodigt meer uit tot lezen dan hele uitgebreide (en over-volledige) documenten.

Kwetsbaarheid

Om echte leerpunten naar boven te krijgen is een kwetsbare opstelling van deelnemers aan de evaluatie noodzakelijk. Is daar geen ruimte voor, dan zal er veel verborgen blijven dat beter wel boven tafel had kunnen komen. Het kan verstandig zijn om het gebruik van de projectevaluatie te beperken tot de organisatie die evalueert. Als er derden mee kunnen luisteren en lezen, dan is de kans groot dat mensen minder open en eerlijk zullen zijn over het project.

Ruimte voor afwijkende meningen

Vaak stuit men bij het evalueren van projecten op allerlei gevoeligheden. Mensen voelen zich persoonlijk aangevallen omdat iets waarvoor zij verantwoordelijk waren misliep. Mensen vinden het onaangenaam als dat ook nog eens zwart-op-wit wordt gezet. Het kan helpen de tekst enigszins geanonimiseerd op te stellen.
Verder is het aan te raden de concept-projectevaluatie aan de projectteamleden voor te leggen voor deze als definitief wordt verspreid. De projectleider houdt de eindredactie. Maar: geef ruimte aan afwijkende meningen. Onze blik op de werkelijkheid is subjectief. Wat de projectleider op de ene manier ziet kan een teamlid heel anders zien. Kijk of je het eens kan worden, dat is het sterkst. Lukt dat niet geef teamleden dan in ieder geval de ruimte om hun afwijkende meningen expliciet vast te leggen in de evaluatie.

Het vervolg

Projectevaluaties dienen tot leereffecten te leiden. Liefst breder dan alleen binnen het projectteam. Het document wordt daarom verspreid onder de teamleden, maar ook gestuurd aan betrokken lijnmanagers.
De projectleider en de betrokken lijnmanagers beoordelen of de projectevaluatie aanleiding geeft tot bijzondere acties. Allen kunnen zij het initiatief tot dergelijke acties nemen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Het voorstellen van wijzigingen van werkmethoden, systemen, procedures, e.d.;
• Het breder verspreiden van ervaringen (door presentaties, e.d.);
• Het opzetten van cursussen over een bepaald aspect van projectmatig werken.

Mei 2005

Aanvullende informatie op deze website

Proces
Over processen in projecten.

De projectleider als leider
Over leiderschap binnen projecten.

Projectsucces
Wat maakt een project succesvol?

Het projectresultaat
Over het projectresultaat.

Kahneman, Sibony en Sunstein over onzekerheid
Waarom geleerde lessen in projecten soms helemaal niet zoveel waarde hebben.