Het maken van projectplannen (en eventueel ook van faseplannen) is onderdeel van het projectenwerk. In het plan leg je o.a. vast wat de uitgangspunten en resultaten van het project zullen zijn, hoe je die resultaten wilt bereiken en aan welke eisen en randvoorwaarden je moet voldoen. Maar projectplannen zijn geen nauwkeurige spoorboekjes die de loop van het project van het begin tot het eind voorspellen, of: kunnen voorspellen. In vrijwel ieder project treden complicaties en andere onverwachte zaken op. Het projectplan was het plan aan het begin, gedurende de rit wordt van projectleiders veel improvisatievermogen verwacht.
Van projectleiders mag en moet verwacht worden dat ze doelgericht zijn. Maar ook dat ze de flexibiliteit op kunnen brengen om van het uitgestippelde pad, afhankelijk van wat ze onderweg tegen komen, af te wijken. De weg naar het doel is zelden een rechte.
Met de onzekerheden die met projecten gepaard gaan, is een projectplan niet meer dan een globaal recept voor de uitvoering van een project. Het is een basis waarvan doorgaans enkele tot vele keren moet worden afgeweken. Gedetailleerd vastleggen van alle activiteiten heeft slechts beperkt nut. Je weet dan eigenlijk al van tevoren dat je heel veel van je plan zal moeten afwijken.
Opdrachtgevers en (zijdelings) betrokken managers willen nog wel eens heel lang blijven vragen de plannen bij te schaven tot ze perfect zijn. Sommige projectleiders overigens ook. Dat blijft wat wonderlijk. Het is vergelijkbaar met koken. Een goede kok kan uit het slechtst omschreven recept een wereldmaaltijd bereiden, terwijl een slechte kok met een perfect uitgedetailleerd recept er nog niets van bakt.
Zo is het ook met projecten. De beste projectleider kan met een slecht projectplan nog steeds een succesvol project realiseren, terwijl een slechte projectleider met het beste projectplan er nog een rommeltje van maakt.
Alle aandacht voor het perfectioneren van projectplannen is daarom wat overdreven.
Want: het plan is niet het gerecht.
En: "alles draait om mensen". Goede mensen werven, hen verder ontwikkelen en koesteren is nog steeds de meest doorslaggevende factor voor het realiseren van succes!
