Een externe adviseur liet zich eens ontvallen dat er kennelijk tijd genoeg was gezien het aantal vergaderingen dat hij had waargenomen. Hij was begonnen met zijn opdracht binnen een Ingenieursbureau en oriënteerde zich op de afdeling Projectmanagement.
Wie mijn tekst Een brokje niet-kunstmatige intelligentie elders op deze site heeft gelezen kent mijn opvatting dat een van de voornaamste taken van de projectmanager ligt op het gebied van de communicatie.
Het hoeft dan nauwelijks nog betoog dat ik vind dat de opmerking van de genoemde adviseur op nonsens berust. Er zijn omgevingen waar veel routinematig werk wordt verricht of waar de taken duidelijk omschreven zijn en vast liggen voor elke nieuwe opdracht. In zo´n omgeving wijst veel vergaderen wellicht op inefficiënt tijdgebruik. In een projectmanagementomgeving, zeker wanneer bij projecten meerdere disciplines zijn betrokken, hoeft dat bepaald niet het geval te zijn.
In een project is sprake van een eenmalige unieke prestatie. Het doel is min of meer helder. De weg om tot het doel te komen is een weerbarstige. Waar verschillende disciplines samen tot één succesvol projectresultaat moeten komen is veel overleg en een uitgebreide informatie-uitwisseling een absolute noodzaak.
Bij projectevaluaties binnen het ingenieursbureau bleek keer op keer dat bij problemen in de projecten de fout veelal juist op een gebrekkige communicatie terug te voeren was. Veel projectleiders hadden het gevoel dat er eerder te weinig dan te veel werd gecommuniceerd.
Het komt vaker voor dat externe adviseurs het metier waarbinnen ze gevraagd worden te adviseren niet kennen. Maar vreemde ogen dwingen. En het algemeen management luistert vaak meer naar de externen dan naar de eigen medewerkers.
Helaas!
