Veelal wordt kwaliteit geborgd door het verplicht stellen van controles. De toets of die controle heeft plaatsgevonden wordt gevormd door de paraaf van een leidinggevende of iemand anders op een document. Zo’n paraaf is dus een toetssteen of degene die het moet doen het document heeft gecontroleerd. Puur feitelijk kan uit de paraaf alleen worden opgemaakt dat de parafeerder een paraaf heeft gezet. Veel parafen worden echter “blind” gezet, namelijk zonder het document zelf te controleren. Het parafencircuit wordt door degenen die parafen moeten verzamelen als bureaucratisch ervaren.
Hoe meer parafen vereist zijn op een document, hoe bureaucratischer een organisatie.
Hoe meer parafen hoe minder verantwoordelijk ieder is die een paraaf plaatst, hoe minder parafen waard zijn.
Hoe meer parafen, hoe minder slagkracht een organisatie vertoont. Zeker als iedere parafeerder daadwerkelijk controleert. Dan duurt het goedgekeurd krijgen van een document eindeloos. Hoe detaillistischer de parafeerders beoordelen hoe vaker de opsteller zijn document terug krijgt.
We kunnen een stelregel hanteren: een organisatie die documenten produceert met meer dan drie parafen is al niet erg gezond meer.
Wanneer parafen verplicht zijn geeft dit de parafeerders veel macht. In feite hebben ze een veto-recht. Er is sprake van blokkeermacht. Er zijn vele parafeerders nodig om tot goedkeurig te komen, terwijl slechts één persoon nodig is om goedkeuring te onthouden.
De daadkracht of daadmacht van een organisatie is daarom omgekeerd evenredig aan het aantal parafen dat nodig is om tot goedkeuring van een document te komen.
Champagnac le Vieux, 1 augustus 2006
Lees ook:
1-2-3, de richtlijnen voorbij.
Richtlijnen worden snel als hinderlijk ervaren als zij verplicht zijn en niet als hulpmiddel worden ervaren.
Makkes van kwaliteitssystemen
Waarom kwaliteitssystemen vaak kwaliteit blokkeren.
http://pm3.markensteijn.com/richtlijnen.htm
Over projectmatig werken en richtlijnen.
