Het rapporteren van projectkosten neemt soms rare vormen aan. Aan de rapportage wordt een soms onrechtvaardig groot belang gehecht. Aan het rapporteren worden bedoelingen toegekend die niet reëel zijn.
Eén zo'n misvatting is dat je rapporteert om kosten te bewaken. Onzin! Rapporteren doe je alleen om jouw opdrachtgever en soms een bestuur daarboven op de hoogte te brengen van de stand van zaken. Niet meer, niet minder.
Bewaken van projecten doe je zelfs niet op kostenoverzichten. Die maak je voor anderen of je krijgt ze geleverd om weer even overzicht te verkrijgen over alle kosten, verplichtingen en prognoses bij elkaar.
Je project stuur je uiteindelijk op activiteiten (sommigen zeggen: op producten). Met iedere activiteit hangen kosten samen. Vallen de activiteiten binnen de scope en zijn het (voor dat moment) noodzakelijke activiteiten dan zet je die gewoon in gang. Daar heb je echt geen overzicht voor nodig.
In essentie komt het altijd neer op: doen wat nodig is, wat nuttig is, wat "no regret" is.
Zelfs als het onvoorziene zaken betreft, die wel nodig zijn om verder te komen, óf: om erger te voorkomen.
Alleen activiteiten die nog niet nodig zijn, die in de categorie "franje" vallen, die de voortgang schaden of die echt buiten de scope vallen, die voer je niet zomaar uit.
Kosten bewaken heeft niet eens heel veel te maken met geld als je het zo beschouwt. Dat klopt ook wel, kosten zijn altijd slechts een resultante. En op een resultante kan je niet rechtstreeks sturen.
