Een regelkring is een systeem dat afwijken waarneemt en op basis van die afwijking een handeling verricht. Afwijkingen ten opzichte van een normwaarde worden gemeten, op basis daarvan wordt een stuuractie uitgevoerd waarmee de gemeten waarde weer bij de normwaarde moet komen.
De kern is dus dat geacteerd wordt op basis van afwijkingen van een gewenste waarde. Er wordt dus pas (bij)gestuurd als er een afwijking optreedt.
Een voorbeeld: een vat met vloeistof moet op 60C worden gehouden. Als de temperatuur zakt onder de 60C, dan wordt een verwarmingselement aangezet, komt de gemeten temperatuur boven de 60C dan wordt de verwarming uitgezet (of er wordt gekoeld).
De traditionele kamerthermostaat regelt op deze wijze bij u thuis de kamertemperatuur.
Besturingssystemen van bedrijven worden vaak ook op deze manier voorgesteld. Plan-do-check-act, de Deming-circle bijvoorbeeld.
Nu een voorbeeld uit de werkelijkheid. We nemen een auto die een bocht moet maken. Met een regelkring zouden we meten of de auto op de te nemen route in de bocht zit of niet. Stuurt de auto niet, dan gaat hij rechtdoor. De regelkring constateert dat de gemeten positie van de auto afwijkt van de gewenste positie. Het systeem voert een sturingsactie uit waardoor de auto naar de gewenste positie beweegt. En zo gaat dat door.
Nou heb je ook auto’s die door mensen worden bestuurt. In dat geval is de automobilist echt niet bezig met een voortdurende meting, weging, sturing. Nee, de automobilist stuurt zijn auto vloeiend door de bocht. Sterker de automobilist ziet de bocht aankomen, kent zijn auto en de manier waarop het stuur reageert en kiest op basis daarvan geheel intuïtief de juiste mate van sturen. Hij gaat sturen om de bocht te nemen, niet om een afwijking van een rechte koers te corrigeren.
Ook bij moderne thermostaten zie je iets dergelijks. Deze leren op basis van ervaring hoe lang het duurt om bij een bepaalde binnen- en buitentemperatuur te komen tot een bepaalde gewenste temperatuur. Op basis van die informatie wordt een stooklijn gehanteerd waarmee op een bepaald tijdstip aan de gewenste temperatuur wordt voldaan. De thermostaat gaat dus al ruim van tevoren sturen om een gewenst resultaat te behalen. Fuzzy-logic wordt dat wel genoemd.
Terug naar bedrijven. De regelkring zegt dat iets of iemand stuurt als hij (bij)stuurt op basis van een gemeten afwijking. Managers zeggen ook altijd te sturen op basis van de informatie die zij krijgen. Het kan haast niet anders of dit soort sturen is altijd bijsturen. Het is reactief van aard.
Sturen door management is nodig wanneer directe sturing door mensen die daadwerkelijk aan het stuur zitten niet plaatsvindt of wanneer er iets bijzonders aan de hand is. Waar weinig wordt gedelegeerd, daar zal je zien dat veel managers bezig zijn met sturen (bijsturen dus). Waar wel veel gedelegeerd is daar zie je dat mensen zelf direct sturing geven aan hun taken. Zij doen wat nodig is om het gewenste resultaat te bereiken (uiteraard met als randvoorwaarde dat ze taakvolwassen zijn) zij denken en handelen als de automobilist.
De sturing van de automobilist is proactief. Hij anticipeert op de aankomende bocht en stuurt zodanig dat hij (vrijwel zonder corrigeren) de bocht doorkomt. Een medewerker kan dat ook mits hij taakvolwassen is en als hij voldoende mag, ofwel als hij voldoende mandaat heeft.
Als medewerkers meer mogen kunnen zij proactiever handelen. Als organisaties veel regelkringen kennen, dan zijn ze waarschijnlijk heel erg reactief.
Het roepen dat mensen proactiever moeten worden heeft weinig zin als ze niet proactief kunnen/mogen handelen. Als medewerkers voor besluiten afhankelijk zijn van managers, dan kunnen zijzelf nauwelijks proactief handelen, maar treedt er extra reactiviteit op. Managers zijn vaak tegenkrachten met hindermacht (al zullen ze dat zelf anders zien). Als managers sturen op basis van (papieren) informatie. Dan sturen zij op basis van gegevens die moeten worden gemeten, vastgelegd, toegelicht, geïnterpreteerd en gerapporteerd. Dat kost tijd. De beslisser staat vaak ver van de werkelijke inhoud af waar het echt om draait. Hij begrijpt veel minder waar het omgaat, dan zijn inhoudelijke medewerkers. Beslissers die acteren op basis van vertraagde (en dus verouderde) informatie en die bovendien die informatie maar matig op waarde kunnen schatten, dat is een recept voor super-reactiviteit.
En toch is dit wat we op heel veel plaatsen zien. Sterker nog: dit is wat we door kwaliteitsmanagers en andere proceduretijgers aangemoedigd zien worden. Triest.
Dit blog is eerder op mijn oude blog geplaatst
