Gelezen: Bruijn, H. de, E. ten Heuvelhof & R. in ‘t Veld, "Procesmanagement", Academic Service, 2012
De Bruijn en Ten Heuvelhof zijn in Nederland de auteurs die aandacht hebben gevraagd voor het managen van processen. Het hier besproken boek is een leerboek voor procesmanagement. Het is een waardevol boek.
De auteurs profileren procesmanagement als tegenhanger van een soort projectmanagement dat stamt uit vervlogen dagen. De impliciete definitie die de auteurs in de inleidende paragrafen van projectmanagement hanteren is nogal karikaturaal. Zoals zij projectmanagement beschrijven bestaat het in mijn ogen nauwelijks meer. Het onderscheid tussen projectmanagement enerzijds en procesmanagement anderzijds is kunstmatig. Procesmanagement vindt plaats binnen ieder project (zie http://www.markensteijn.com/index.php/98-het-pm3-model/255-het-proces). Projectmanagement zonder aandacht voor processen is echt achterhaald.
Later onderkennen de auteurs dit nota bene zelf. Ze stellen expliciet dat er zonder project geen proces zal zijn. Een project dwingt partijen om actief te worden. Het project veroorzaakt de ook hierna nog genoemde randvoorwaarde van een ‘sense of urgency’. Het project trekt partijen het proces in, omdat die beseffen dat het proces hen kan helpen om tot een gedragen besluit te komen.
Hierna een aantal kerngedachten uit het boek.
Voor een procesontwerp benoemen de auteurs vier kernelementen.
- Een open houding van de initiatiefnemer;
- Het beschermen van de kernwaarden van de deelnemers, waardoor een veilige omgeving wordt gecreëerd;
- Het inbouwen van prikkels om voorgang en vaart te borgen;
- Het inbouwen van arrangementen opdat het proces wordt gevoed door voldoende inhoud.
De auteurs geven veel tips. Het is bijvoorbeeld zaak om niet te snel over te gaan tot een procesbenadering. Er moet eerst een ‘sense of urgency’ aanwezig zijn. Voor die er is heeft het geen zin om op een procesontwerp in te steken.
Een adequate procesbenadering resulteert in een zachte dwang naar de deelnemers om tot resultaten te komen. Die is effectiever dan de traditionele dwang via ‘command & control’.
Een succesvol procesontwerp biedt de deelnemers een exit-optie.
Aan partijen moet bij aanvang van een proces altijd ruimte worden geboden om zich uiteindelijke te distantiëren van het resultaat. Ontbreekt een dergelijke ruimte, dan zal het proces zeer moeizaam verlopen.
Een gebruikelijke onderhandelingsmethode is om van grof naar fijn te werken. Dat is in een proces gevaarlijk. Leg je in een vroeg stadium al tussenresultaten vast, dan kan dit ertoe leiden dat er partijen zijn die menen al verzilverd te hebben wat ze wilden bereiken. De toeschietelijkheid om later in het proces nog coöperatief mee te werken zal dan minder zijn. Het is daarom beter om tussenresultaten tot het eind open te houden.
Hiermee wordt tegemoetgekomen aan een van de gulden regels in processen: de winst van partijen moet nooit te vroeg worden uitbetaald, omdat dan belangrijke prikkels voor coöperatief gedrag kunnen wegvallen.
Als meerdere partijen meer positieve dan negatieve resultaten uit een onderhandeling kunnen halen op basis van een bepaalde tussenstand, dan zal dit het proces versnellen. Partijen willen graag hun winst verzilveren.
Zoals gezegd is Procesmanagement een waardevol boek. Zeer lezenswaardig. Voor iedereen die met projecten te maken heeft bevat het allerlei zeer bruikbare inzichten en raadgevingen.
Citaten uit “Procesmanagement”
“Procesmanagement” bij bol.com
Dit blog is eerder op mijn oude blog geplaatst
