Dilemma's, processen en projecten

Project- en procesmatig werken.
Waar projectmatig werken tot fouten zou leiden.
Dilemma’s in projecten.
Processen in projecten.
Vrijblijvendheid.
Samenvattend

Project- en procesmatig werken

Proces- en projectmanagement gelden in de literatuur als verschillende methodieken[i]. Er zijn zelfs auteurs die het mislukken van “projecten” toeschrijven aan de projectmatige aansturing. In een specifieke situatie had volgens hen een procesmatige aansturing moeten plaatsvinden[ii]. Daarmee had de mislukking kunnen worden voorkomen.

Ik vind een strikte scheiding van processen en projecten kunstmatig. Inzicht in de verschillen behoort daarentegen wel deel uit te maken van het referentiekader van de projectleider. Daarom wordt hierna eerst de wijze waarop (sommige) procesmanagers naar projecten kijken behandelt. Zij zien in projectmatig werken een oorzaak op zich voor het falen van sommige projecten. Daarna wordt aandacht besteed aan processen binnen projecten, aan dilemma’s in projecten en aan de vrijblijvendheid van procesmanagement. Tot slot wordt een en ander samengevat.

Waar projectmatig werken tot fouten zou leiden

Projectmanagement heet vooral “hard” te sturen op de beheersaspecten, en met name op de aspecten tijd, geld en kwaliteit. Bij procesmanagement gebeurt dat niet.
Verdedigers van procesmanagement als aparte tak van sport stellen dat sommige “projecten” mislukken omdat te sterk wordt vastgehouden aan de aspecten tijd, geld of kwaliteit. Vaak is het beter deze aspecten enigszins soepel te hanteren. Star hanteren van de beheersaspecten leidt ertoe dat het draagvlak wegvalt onder projecten met alle gevolgen van dien. Ook kan het “hard” hanteren van de beheersaspecten ertoe leiden dat de projectleider zichzelf daarmee in een onmogelijke positie manoeuvreert. Bijvoorbeeld omdat hij een deadline moet halen en onder tijdsdruk gedwongen wordt een ongunstige voorwaarde van een andere partij te accepteren. De hardheid van projectmatig werken belemmert de projectleider soepelheid op te brengen die nodig is om tot een beter resultaat te komen.

Voor de duidelijkheid, het voorgaande is de voorstelling van de voorstanders van procesmanagement. De voorstelling is enigszins vreemd. Er zit een gedachtefout in. Ik neem het eerder genoemde voorbeeld om dit te verduidelijken.
Een projectleider moet onder tijdsdruk ongunstige voorwaarden accepteren, zo heet het. Dat zou komen doordat de projectleider onder druk van de harde beheersaspecten handelt. Echter, het accepteren van ongunstige voorwaarden leidt er in dit geval toe dat er te soepel wordt omgegaan met de kwaliteitseisen van het project. Er wordt immers een lagere, en kennelijk een te lage, kwaliteit geaccepteerd onder tijdsdruk. De projectleider hanteert in dit voorbeeld niet de eisen van het project op “harde” wijze, maar slechts één beheersaspect, namelijk tijd, terwijl hij een ander aspect, kwaliteit, volkomen veronachtzaamt.

Dilemma’s in projecten

In het voorgaande voorbeeld is sprake van een dilemma. Projecten zitten vol met dergelijke dilemma’s. Dagelijks moet een projectleider besluiten nemen. Bij veel besluiten is sprake van tegenstrijdige gevolgen voor tijd en/of geld en/of kwaliteit. De projectleider moet een afweging maken, waarbij de gevolgen voor tijd, geld en kwaliteit tegenover elkaar moeten worden afgewogen. Een projectleider kan niet altijd alle beheersaspecten even “hard” hanteren. Dilemma’s zijn aan de orde van de dag. De projectleider wikt, weegt en beslist wat bij een specifiek dilemma het zwaarst weegt. In het eerder gehanteerde voorbeeld had de projectleider moeten kiezen voor “kwaliteit”, gezien de kennelijk desastreuze effecten die de keuze voor “tijd” had.

De soepelheid met dilemma’s om te gaan is een basisvaardigheid die van iedere projectleider mag worden verwacht. Met het opbrengen van deze soepelheid laat de projectleider het projectmatig werken niet los. Zeker niet. Projectmatig werken is niet gelijk aan blind en gedachteloos werken aan het halen van eisen en randvoorwaarden. De eisen, randvoorwaarden en beheersaspecten worden gehanteerd om beheerst te kunnen werken. Afwijken mag! Mits ook dat beheerst gebeurt.
Had de projectleider in het voorbeeld gekozen voor “kwaliteit” boven “tijd” dan had hij een projectwijziging gehad, maar hij had zeker niet het projectmatig werken overboord gezet.

Processen in projecten

Projectmatig werken is een methodiek, maar werken op projectmatige wijze is ook een proces. Het tegenover elkaar plaatsen van processen en projecten als tegengestelden of op andere wijze aan elkaar wezensvreemde werkwijzen gaat volledig voorbij aan de werkelijkheid. Het uitvoeren van stappen, fasen en activiteiten binnen projecten, het zijn allemaal processen. Hoe vroeger de fase van het project, hoe lastiger en complexer die processen vaak zijn. Oog hebben voor deze processen is een vaardigheid die iedere projectleider hoort te beheersen.

Een project zonder proces kan ik me hooguit als een theoretisch monstrum voorstellen. Dat is dan ook wellicht datgene wat de verdedigers van procesmanagement menen te moeten bestrijden. Een strijd tegen fata morgana’s volgens mij. Wie bekend is met omgaan met dilemma’s en met het soepel hanteren van beheersaspecten werkt projectmatig én heeft oog voor processen en daarin spelende risico’s. Wie dat procesmatig werken wil noemen, prima!

Nu wordt het interessant te bezien wat het betekent als de beheersaspecten geheel worden losgelaten.

Vrijblijvendheid

Processen zonder de tucht van de beheersaspecten bieden vrijheden waarmee allerlei wegen ingeslagen kunnen worden. Zonder beheersaspecten kan het resultaat eindeloos op zich laten wachten, onbetaalbaar worden of dermate afwijken van de oorspronkelijke bedoelingen dat de vraag gesteld kan worden of het realiseren van de bereikte overeenstemming nog de moeite loont. Zuiver procesmatig werken is erg vrijblijvend.

Ik zie liever een gezonde mate van procesdenken en een soepele hantering van dilemma’s dan een proces dat alle kanten op kan en dat weinig borg biedt dat een resultaat wordt behaald dat stemt met de bedoelingen waarmee alles begon.

Samenvattend

Processen en projecten zijn niet wezensvreemd aan elkaar. Er is juist sprake van verwevenheid. Hierna volgen enkele samenvattende gedachten over deze materie.

• Een project is een methodisch vormgegeven proces;
• Ieder project kent subprocessen, conform de definitie van “proces” zoals die wordt gehanteerd in de theorie van het procesmanagement;
• In projecten treden dilemma’s op, waarbij iedere keuze leidt tot negatieve effecten op tijd, geld of kwaliteit;
• Dilemma’s maken afwegingen in projecten noodzakelijk;
• Er zijn momenten in projecten die vragen om het opzij zetten van de geldende beheersaspecten, soms zelfs momenten waarop het gehele project moet worden herijkt;
• Het (tijdelijk) werken zonder beheersaspecten mag procesmanagement heten;
• In de startfasen van projecten zijn de onzekerheden nog groot. Vaak moet daarom in hoge mate procesmatig worden gewerkt;
• Het stellen van eisen aan processen is heilzaam. Zonder beheersaspecten ontbreekt iedere druk om tot een acceptabel resultaat te komen.

Marina di Campo, Elba, 14 juli 2005

Aanvullende informatie op deze website

Het proces
Over processen binnen projecten.

Projectmanagement algemeen
Inleiding over projectmatig werken.

Algemene informatie

Bruijn, H. de, E. ten Heuvelhof & M. Kuit, Sport 7. De opkomst en ondergang van een Nederlandse sportzender, Aristos, 1999 (dit boek op bol.com)