Laatst vertelde iemand vol vuur dat de lessen die werden geleerd door een nieuwe manier van kennismanagement te beoefenen zeker omgezet zouden gaan worden in aanpassingen van procedures, checklisten, e.d. Op het gebruik van die procedures wordt uiteraard ge-audit. En bij positieve audits behoudt het bedrijf zijn certificaat. De geleerde les wordt in de procedures vastgeklonken om het in de toekomst beter te doen. Dus om iets goeds te herhalen. Maar nog veel vaker om iets slechts in de toekomst te voorkomen. Procedures zijn er vooral om fouten te voorkomen, waar zou je ze anders voor opstellen?
Dat procedures vaak helemaal niet zo generiek nuttig zijn als wel wordt gedacht, daar wordt aan voorbij gegaan. Of, als dat wel wordt beseft. worden de procedures steeds verfijnder, kennen steeds meer varianten die gevolgd moeten worden bij verschillende specifieke gevallen.
Ervaring
Ervaren medewerkers weten heus wel hoe ze hun werk moeten doen. Die kijken helemaal niet naar procedures. Met als uitzondering de momenten waarvan ze weten dat het niet volgen van een procedure negatieve gevolgen voor hun eigen werk kan hebben of wanneer er sprake is van een hoog veiligheidsrisico. Ervaren mensen doen meestal gewoon wat ze goed of slim achten. Ook als daarbij van procedures moet worden afgeweken. Alles ten faveure van beoogde doelen overigens. Doelen waar de beschreven procedures vaak juist eerder van afleiden.
Toch zijn vooral managers en stafmedewerkers nog altijd heel druk met het opstellen en verfijnen van procedures.
Indekgedrag
Certificering richt zich op zijn best op het voorkomen van fouten. Zelfs al remt dit de ervaren krachten eerder af dan dat ze helpen om doelen te behalen. “Op zijn best”, omdat er ook een andere reden is voor het hanteren van procedures.
Het gebruik van veel procedures, het verfijnen daarvan, het streven naar het verkrijgen en behouden van certificaten, het inschakelen van gecertificeerde mensen of leveranciers en adviseurs, het kan ook voortkomen uit indekgedrag. Want heb je immers een gecertificeerde projectmanager ingezet of een gecertificeerd bedrijf, nou dan heb je er toch alles aan gedaan wat in je vermogen lag om ellende te voorkomen?!
Dingen voor elkaar krijgen is de uitdaging voor managers. Indekgedrag is een brevet van onvermogen. Vertrouwen op certificaten om je doelen te bereiken betekent dat je niet vertrouwd op je mensen. Daarmee vertrouw je ook niet op jouw eigen vermogen om jouw mensen op waarde te schatten en op jouw vermogen om de juiste mensen te selecteren en aan te nemen.
Slot
Mijn motto is nog altijd: “Alles draait om mensen”.
Sommige procedures zijn nodig. Denk bijvoorbeeld aan regels rond vliegveiligheid. Daar moet je mensen dan ook gemakkelijk van kunnen overtuigen. En als dat kan, dan voegt een certificaat niets toe.
Vertrouwen in mensen, hen vrij laten in de manier waarop zij hun taken uitoefenen, vertrouwen in hun lerend vermogen en vooral ook accepteren dat mensen leren door fouten te maken. Dat zijn de ingrediënten voor succesvolle organisaties. Helaas, procedures zijn dat niet.
