Rol projectcontroller projecten, functie, projectbeheersing, beheersaspecten

De projectcontrollersrol is gesitueerd op de ribbe van het beheer, ingebed tussen “weg” en “werk”. De projectcontroller plant en bewaakt. Hij legt activiteiten vast in planning en budgettering. Hij toetst de voortgang en bewaakt de budgetten. In de activiteiten de werkwijze, oftewel “de weg” en het “werk” samen. Het beheer is ook deel van de weg en het werk. Wie een deel van de activiteiten verricht moet zijn eigen activiteiten prognosticeren. Wie beheert verricht activiteiten die de route naar het resultaat in beeld houdt.

Invulling projectcontrol

Van oudsher wordt projectbeheersing als het domein van de projectleider gezien. Op zich niet onjuist, de projectleider is en blijft eindverantwoordelijk voor zijn project, dus ook voor de projectbeheersing.
Bij kleine projecten zal de projectleider de projectcontrol zelf invullen. Vaak wordt hij daarbij ondersteund door een projectadministrateur. Hoe groter en complexer het project wordt, hoe groter de kans dat de projectcontrol door gespecialiseerde medewerkers wordt verricht. Hierin zijn allerlei varianten mogelijk. Bij heel veel projecten wordt bijvoorbeeld de kostenbewaking ondersteund door stafmedewerkers die al dan niet “dedicated”[i] voor een project werken.
Na de kostenbewakingfunctie wordt doorgaans de planningsfunctie ingevuld door gespecialiseerde medewerkers. Bij de hele grote projecten is sprake van een complete staf met administrateurs, kostenbewakers, kostendeskundigen en planners. Maar ook kunnen mensen speciaal zijn belast met kwaliteitsbewaking, risicobeheersing of het bewaken van vergunningen.

Positie van projectcontrollers

Projectcontrollers zijn verantwoordelijk voor effectieve ondersteuning van de projectleider bij alle activiteiten met betrekking tot projectbeheersing, waaronder planning, budgettering, boekhouding, rapportering, contractmanagement en risicomanagement.
Een hechte samenwerking binnen projectteams waarvan de projectcontrollers deel uitmaken is noodzakelijk. Bij problemen bedenken projectleider en projectcontroller in gezamenlijkheid oplossingen. Rapportages richting opdrachtgever, management en bestuur worden gedragen door zowel de projectleider als de projectcontroller.
De projectcontroller van een project zorgt op het gebied van tijd en geld (eventueel inclusief contracten en andere zaken) dat er gebeurt wat er moet gebeuren. Hij creëert oplossingen voor problemen en ondersteunt de projectleider met raad en daad. Kortom, een projectcontroller dient als een volwaardig teamlid te opereren onder de directe functionele aansturing van een projectleider.

Projectcontrollers worden door de thuisbasis, net als andere medewerkers op het gebied van projectcontrol (zoals de projectplanner, de cost controller, e.d.) op voltijd dan wel op deeltijdbasis, toebedeeld aan de projectorganisatie.
De projectcontroller is toegewijd aan het project. Projectcontrollers moeten beschikken over een pro-actieve werkhouding en op de hoogte zijn van moderne financiële en algemene projectmanagementtechnieken.

Projectadministrateurs zijn verantwoordelijk voor tijdige en correcte vastlegging van financiële verplichtingen, prestatieverklaringen en facturen. Zij stemmen de cijfers van het project af met het financiële systeem van de opdrachtgeverorganisatie en leveren rapportages.

Projectcontrol en projectadministratie

Projectcontrol is niet hetzelfde als projectadministratie.
De projectcontroller moet er op kunnen vertrouwen dat de administratie op orde is. De projectcontroller gebruikt gegevens uit de administratie als informatie voor de projectbeheersing. De projectadministratie legt de werkelijkheid vast; daarmee heeft de administratie een retrospectief en controlerend karakter. Projectcontrol is gericht op integratie van de diverse beheerscomponenten door middel van vooruitkijken, prognosticeren en risicobeheersing.

Verantwoordelijkheden & rolverdeling

Een projectleider is èn blijft eindverantwoordelijk voor alle beheersaspecten binnen zijn project. Een projectleider heeft daarbij een regisseursrol, hij hoeft niet alles zelf te doen waarvoor hij verantwoordelijk is. Hij moet kunnen beschikken over kwalitatief hoogwaardige ondersteuning waar hij op kan vertrouwen. De teamleden leveren het werk. Daarbij mag een pro-actieve instelling worden verwacht. In het algemeen geldt dat hoe meer een projectmedewerker uit handen van een projectleider neemt hoe beter. Bij grote complexe projecten zou de projectleider zich idealiter moeten kunnen beperken tot het toetsen en vaststellen van door de medewerkers te leveren producten (inclusief projectcontrolproducten).

De projectcontroller is verantwoordelijk voor het op orde hebben van de informatie die noodzakelijk is om projecten te beheersen. Hij is verantwoordelijk voor het signaleren van problemen en draagt daarvoor oplossingen aan.

Houding van de projectcontroller

Vaak draait de discussie rond de invulling van de projectcontrol niet zozeer om de taakinvulling, maar wel om de rolinvulling. Houding en gedrag zijn daarbij van groot belang. Projectcontrol wordt vaak teveel uitgelegd en ingevuld als een controlerende taak die buiten het project is gepositioneerd. De projectcontroller controleert bij die optiek het project en de projectleider. Dit terwijl de projectcontroller zich juist moet richten op de beheersing van met name tijd en geld, waarbij hij functioneel is gepositioneerd binnen het project.

Dus projectcontrol draait niet om “controle van buiten het project”, maar om “beheersing binnen het project”.
Zowel de projectleiders als de projectcontrollers moeten dat zo voelen en er naar handelen.

[i] Met “dedicated” wordt bedoeld dat iemand volledig voor het project werkt. Vaak is hij dan ook toegevoegd aan de projectorganisatie. Soms werken mensen een deel van hun tijd dedicated, zij zijn dan bijvoorbeeld voor een aantal vaste dagen toegevoegd aan de projectorganisatie. Tot slot is het mogelijk dat mensen op contractbasis activiteiten verrichten.

Functies

Projectcontroller

Invulling projectcontrol

Positie van projectcontrollers

Projectcontrol en projectadministratie

Verantwoordelijkheden & rolverdeling

Houding van de projectcontroller

Aanvullende informatie op deze website

Aanvullende informatie op internet

Algemene informatie